7 schnelle Tipps für mehr Selbstorganisation im Büro
Unordnung ist der grösste Feind der Produktivität. Selbstorganisation hilft dabei, fokussiert zu bleiben und mehr zu schaffen.
Ein unaufgeräumter Schreibtisch, ein zugemüllter Desktop, verschwundene Arbeitsutensilien und wichtige Internetseiten, die auch im Nirwana verschwunden sind – die tägliche Arbeit wird immer wieder durch Unordnung, Chaos und mangelnde Organisation gestört. Wer dagegen etwas machen will, hat unzählige Möglichkeiten. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen sieben Tipps vor, die Sie besonders schnell umsetzen können.
Tipp #1: Beseitigen Sie das Zettel-Chaos
Im Laufe der Zeit sammelt sich auf dem Schreibtisch meist eine beachtliche Menge an Notizzetteln an. Neben Klassikern wie "Bitte XY zurückrufen" oder "Meeting verschoben auf morgen" finden sich auch spezifische Informationen, die besser nicht verloren gehen sollten. Wenn Sie Ordnung ins Chaos bringen wollen, empfiehlt es sich, alle Zettel auf dem Tisch regelmässig zusammenzusuchen und zu sortieren. Was kann weg? Was ist immer noch aktuell? Was ist für andere wichtig? Übertragen Sie die einzelnen Informationen am besten in eine übersichtliche to do-Liste und entsorgen Sie anschliessend alle Zettel.
Zusatz-Tipp: Zettelbotschaften, spontane Einfälle, die auch mal nach Feierabend kommen und die Bitte vom Chef zwischen Tür und Angel lassen sich ideal mithilfe der App Evernote festhalten. Diese ist sowohl für Computer/Laptop als auch Smartphone erhältlich und kann für alle Geräte synchronisiert werden.
Tipp #2: Nutzen Sie die 2-Minuten-Regel
Wenn Sie gerade dabei sind, Ihr Zettelchaos zu ordnen, können Sie auch einen weiteren Stapel anlegen. Hierauf kommen alle Aufgaben, die Sie innerhalb von zwei Minuten erledigen können. Der Vorteil dieser Methode ist, dass nicht nur die Zettel, sondern mit ihnen auch die Aufgaben verschwinden. Die 2-Minuten-Regel kann auch angewendet werden, wenn Sie Ihre stetig wachsende to do-Liste aufräumen wollen.
Tipp #3: Haben Sie Mut zum Minimalismus
Schauen Sie sich einmal um. Was ist alles auf Ihrem Schreibtisch zu finden? Sicherlich eine ganze Menge – von der benötigten Computer-Hardware über die Kaffeetasse bis hin zu allerlei Kleinkram. Wer organisiert und fokussiert arbeiten will, sollte sich jedoch in Minimalismus üben. Das heisst: Entfernen Sie alles vom Schreibtisch, was Sie nicht permanent zum Arbeiten brauchen. Taschenrechner, Stifte und Locher können im Schubfach verstaut werden, Unterlagen verschwinden in den entsprechenden Ordnern. Der dadurch entstehende Platz gibt Ihnen buchstäblich mehr Raum zum Atmen und Entfalten. Lassen Sie Ihren kreativen Gedanken freien Lauf.
Tipp #4: Verwenden Sie konkrete Beschriftungen
Ablagefächer, Schieber, Boxen – Organisationshelfer stehen in den meisten Büros hoch im Kurs. Kein Wunder, denn sie sammeln bestimmte Gegenstände an einem Ort und schaffen somit Ordnung. Problematisch wird es jedoch, wenn Sie nicht mehr wissen, wo Sie Unterlage X oder Gegenstand Y finden. Hierbei helfen Beschriftungen, die – ganz wichtig – spezifisch sind. Bezeichnungen wie "Allgemeines" oder "Vermischtes" sollten Sie besser gleich wieder vergessen. Je konkreter die Beschriftung, desto schneller finden Sie, was Sie suchen.
Tipp #5: Legen Sie Lesezeichen im Lieblingsbrowser an
"Wie hiess nochmal diese Seite?", "Wo habe ich das Formular gefunden?", "Warte, ich leite dir das schnell weiter, muss nur noch das Portal suchen." Selbstorganisation im Büro beschränkt sich nicht nur auf den Schreibtisch, sondern sollte auch auf dem Computer eine Rolle spielen. Wenn Sie viele Internetseiten häufig besuchen, empfiehlt es sich, sie mit wenigen Klicks als Lesezeichen im Browser abzuspeichern.
Zusatz-Tipp: Legen Sie verschiedene Ordner an, um die vielen Seiten zusätzlich zu sortieren. Dadurch sparen Sie noch mehr Zeit und vermeiden Chaos in der Bookmark-Leiste. Ordner sind auch sehr hilfreich, wenn Sie beispielsweise zu einem bestimmten Thema recherchieren und erst einmal ganz viele Links sammeln wollen.
Tipp #6: Entrümpeln Sie Ihren Desktop
Es gibt zwei Sorten von Menschen:
o Die, denen jedes Element auf dem Computer-Desktop zu viel ist
o Die, die den kompletten Computer-Desktop mit Elementen vollstopfen
Es ist egal, zu welchem Lager Sie gehören – wenn Sie einen Tipp beherzigen: Jedes Element muss eine "Daseinsberechtigung" haben. Was unnötig ist (Screenshots, Kopien, Entwürfe,…), sollte in regelmässigen Abständen gelöscht oder in entsprechende Ordner gepackt werden, um die Übersichtlichkeit zu bewahren. Auch dieser Prozess ist meist innerhalb einer Minute erledigt.
Tipp #7: Führen Sie eine Done-Liste
Sie haben das Gefühl, Tag für Tag alles zu geben und am Ende doch nicht voranzukommen? Dann ist es allerhöchste Zeit für eine Done-Liste für alles Erledigte. Dieses wirklich einfache Hilfsmittel für mehr Selbstorganisation ist das Pendant zur To-Do-Liste und zeigt Ihnen auf, was Sie (an einem Tag, in einer Woche, bis zur Mittagspause) alles geschafft haben. Das schafft nicht nur Durchblick, sondern wirkt auch extrem motivierend. Die Done-Liste kann sowohl digital als auch analog geführt werden. Wichtig ist nur, dass Sie alle erledigten Punkte genau und kontinuierlich dokumentieren.
Veröffentlicht von Jessica Fichtel auf blog.instaffo.com
Falls Sie Anregungen haben oder unseren Newsletter abonnieren möchten, können Sie uns hier gerne eine Nachricht hinterlassen:
Dieser Artikel wurde in den Freelancer-Schweiz-News 11/2016 veröffentlicht.