"Wir brauchen jemanden für die Digitalisierung." Diesen Satz hört man in Schweizer KMU oft, und er klingt nach einer klaren Aufgabe. Ist er aber nicht. Digitalisierung ist kein einzelner Job, sondern ein Sammelbegriff für sehr unterschiedliche Aufgaben: die einen brauchen eine neue Software, die anderen ein sauberes Projektmanagement, wieder andere technisches Fachwissen aus einem ganz bestimmten Bereich. Wer die falsche Person für die falsche Aufgabe holt, verliert Zeit und Geld, ganz unabhängig davon, wie gut diese Person eigentlich ist.

Kurz gesagt: Digitalisierung im KMU ist kein einzelner Job, sondern mehrere unterschiedliche Aufgaben. Wer den Programmierer für ein Koordinationsproblem holt oder den Projektmanager für eine reine Programmieraufgabe, verschwendet Zeit und Budget. Die Lösung liegt darin, das eigene Vorhaben zuerst einer der vier typischen Profile zuzuordnen, bevor man sucht.

Warum "wir brauchen einen Digitalisierungsexperten" die falsche Frage ist

Laut einer Erhebung des KOF Swiss Economic Institute der ETH Zürich (publiziert Februar 2025) nutzen erst rund 20 Prozent der kleinen Schweizer Firmen Big-Data-Anwendungen und nur 8 Prozent künstliche Intelligenz, bei Grossunternehmen sind es über 60 respektive 33 Prozent. Kein Wunder: In kleineren Betrieben fehlt oft schlicht das interne Fachwissen, um eine Digitalisierungsaufgabe überhaupt richtig einzuordnen, bevor man jemanden dafür sucht.

Ein Digitalisierungsprojekt hat fast immer mehrere Ebenen gleichzeitig: eine technische, oft eine organisatorische, und manchmal eine fachliche, die nichts mit IT zu tun hat. Ein Betrieb, der eine neue Software einführen will, braucht jemanden, der sie baut oder anpasst. Ein Betrieb, der mehrere Abteilungen und Termine unter einen Hut bringen muss, braucht jemanden, der das koordiniert. Und ein Betrieb, dessen Digitalisierungsprojekt eigentlich ein fachliches Problem in einem technischen Gewand ist, braucht zuerst die fachliche Kompetenz, nicht die Programmierzeile. Wer alle drei Ebenen mit derselben Person abdecken will, wird an mindestens einer davon enttäuscht. Wie du das Digitalisierungsprojekt selbst richtig steuerst, sobald das Team steht, liest du in Digitalisierungsprojekt im KMU richtig steuern. Hier geht es zuerst darum, wer die Aufgabe überhaupt übernehmen sollte.

Vier Profile, die in den meisten Digitalisierungsprojekten den Unterschied machen

In der Praxis lassen sich die meisten Digitalisierungsvorhaben im KMU auf vier Profile zurückführen, die sich ergänzen statt überschneiden.

Der IT-Programmierer baut die eigentliche Lösung: eine Web-Anwendung, eine Datenbank, eine Schnittstelle zwischen zwei Systemen. Wenn am Ende des Projekts etwas laufen soll, das vorher nicht existiert hat, ist diese Person die zentrale Figur.

Der IT-Projektmanager übernimmt dagegen die Führung des Projekts selbst: Zeitplan, Budget, Abstimmung zwischen internen Stellen und externen Dienstleistern, Testmanagement. Diese Person schreibt selten Code, sorgt aber dafür, dass diejenigen, die es tun, zur richtigen Zeit am richtigen Problem arbeiten.

Der Ingenieur kommt ins Spiel, wenn das Digitalisierungsprojekt eigentlich von einem Fachproblem ausserhalb der reinen IT lebt, etwa wenn eine Maschine, eine Anlage oder ein technisches System korrekt erfasst und in Anforderungen übersetzt werden muss, bevor überhaupt programmiert werden kann. Ohne diese fachliche Grundlage baut die beste Programmiererin die falsche Lösung, nur eben technisch sauber.

Und der Berater-Projektmanager wird dann relevant, wenn die Digitalisierung nicht primär ein IT-Projekt ist, sondern eine Prozess- oder Organisationsfrage, zum Beispiel wenn mehrere Abteilungen ihre Arbeitsweise gleichzeitig verändern müssen und jemand von aussen braucht, der das ohne interne Interessenkonflikte moderiert.

Digitalisierung ist damit nicht auf diese vier Profile beschränkt, sie sind einfach die häufigsten. Geht es vor allem darum, aus bestehenden Daten überhaupt erst brauchbare Erkenntnisse zu gewinnen, etwa für ein Kennzahlen-Dashboard oder eine datenbasierte Entscheidungsgrundlage, ist ein Datenanalyst die richtige Adresse. Steht dagegen der digitale Auftritt selbst im Zentrum, eine neue Webseite, ein Kundenportal, ein Onlineshop, übernimmt das eher ein IT-Webdesigner. Welches Profil den Ausschlag gibt, hängt also immer davon ab, was am Ende tatsächlich entstehen soll.

Ein Beispiel aus der Praxis: die Web-Plattform für HVAC-Monitoring

Ein Beispiel aus unserer eigenen Vermittlungsarbeit zeigt, wie das konkret aussieht. Ein Betrieb aus der Gebäudetechnik im Raum Zürich wollte seinen Kunden eine Web-Plattform anbieten, über die sich die Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HVAC) in deren Gebäuden laufend überwachen lassen, Temperaturverläufe, Störmeldungen, Wartungsintervalle, alles an einem Ort statt verstreut über einzelne Anlagensteuerungen. Intern gab es dafür weder die Programmierkapazität noch die Erfahrung mit einem Projekt dieser Grösse.

Der Betrieb holte sich für die technische Umsetzung einen Freelancer mit Erfahrung in Python und dem Flask-Framework an Bord, der das Backend und das Dashboard der Plattform aufbaute. Damit das Projekt nicht in der Abstimmung zwischen Gebäudetechnik-Fachleuten, dem externen Programmierer und der eigenen Geschäftsleitung versandete, kam zusätzlich ein Freelancer als IT-Projektmanager dazu, der Meilensteine, Testphasen und die Kommunikation zwischen allen Beteiligten strukturierte. Das eigentliche Fachwissen zu den HVAC-Systemen selbst, welche Messwerte überhaupt relevant sind und wie sie korrekt interpretiert werden, brachte weiterhin das eigene Team ein, ergänzt durch einen Ingenieur für Detailfragen zur Anlagentechnik. Drei Rollen, drei unterschiedliche Freelancer-Profile, ein gemeinsames Projekt.

Wie du das passende Profil für dein Vorhaben findest

Die einfachste Orientierung ist eine einzige Frage: Was ist der eigentliche Engpass in deinem Vorhaben? Fehlt eine technische Lösung, die noch niemand gebaut hat, führt der Weg zum IT-Programmierer. Droht das Projekt an zu vielen gleichzeitigen Baustellen und fehlender Übersicht zu scheitern, ist der IT-Projektmanager der richtige erste Ansprechpartner. Steht am Anfang ein fachliches Verständnisproblem, eine Maschine, eine Anlage, ein Prozess, der erst richtig erfasst werden muss, gehört ein Ingenieur an den Tisch. Und wenn die eigentliche Herausforderung darin liegt, mehrere Abteilungen und Gewohnheiten unter einen Hut zu bringen, ist ein Berater-Projektmanager oft wirkungsvoller als eine rein technische Lösung.

Bist du selbst Freelancer in einem dieser Bereiche? Über die Freelancer-Eintragung wirst du für genau solche Anfragen sichtbar.

Der teure Fehlgriff: Wenn das Profil nicht zur Aufgabe passt

Ein Muster, das in KMU immer wieder auftaucht: Ein Betrieb will eine neue interne Software einführen und engagiert dafür einen Berater-Projektmanager, weil im Titel "Projektmanagement" steht. Der Berater moderiert Workshops, erstellt saubere Zeitpläne und Statusberichte, doch am Ende des Projekts existiert noch immer keine einzige Zeile Code, denn Programmieren war nie seine Aufgabe. Das umgekehrte Bild ist genauso häufig: Ein IT-Programmierer wird engagiert, weil "Digitalisierung" auf der Anfrage steht, während das eigentliche Problem darin liegt, dass drei Abteilungen sich nicht auf einen gemeinsamen Ablauf einigen können. Die Software wird technisch sauber gebaut, aber kaum genutzt, weil die Prozessfrage nie geklärt wurde. In beiden Fällen war die engagierte Person fachlich gut, nur eben für das falsche Problem gebucht. Genau diese Fehlgriffe lassen sich vermeiden, wenn die Zuordnung von Aufgabe zu Profil vor der Suche steht, nicht danach.

Kurz zusammengefasst

Digitalisierung im KMU scheitert seltener an fehlendem Willen als an der falschen Zuordnung von Aufgabe und Profil. Wer zuerst klärt, ob der Engpass technisch, organisatorisch oder fachlich ist, kommt schneller und günstiger ans Ziel als mit der Suche nach einer einzigen Person, die alles kann.

FAQ

Brauche ich für ein Digitalisierungsprojekt immer einen Programmierer?
Nein. Wenn dein Vorhaben in erster Linie ein Koordinations- oder Organisationsproblem ist, hilft ein Projektmanager oder Berater oft mehr als eine weitere technische Fachkraft.

Was ist der Unterschied zwischen einem IT-Projektmanager und einem Berater-Projektmanager?
Der IT-Projektmanager führt primär IT-lastige Vorhaben wie Softwareeinführungen oder Systemintegrationen. Der Berater-Projektmanager wird eher bei bereichsübergreifenden Digitalisierungsprojekten eingesetzt, bei denen Prozesse und Zusammenarbeit im Zentrum stehen, nicht nur die Technik.

Wann lohnt sich ein Ingenieur statt eines reinen IT-Profils?
Immer dann, wenn die eigentliche Herausforderung nicht die Software selbst ist, sondern das korrekte Verständnis eines technischen Systems oder Prozesses, auf dem die Software am Ende aufbaut.

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