Du hast deinen Auftrag abgeschlossen – jetzt kommt der Moment, auf den du gewartet hast: die Rechnung.

Doch Achtung: Schon kleine Fehler können dazu führen, dass Kunden die Zahlung verzögern oder die Steuerbehörden Nachfragen stellen.

Eine saubere Rechnung ist dein Schlüssel zu schneller Bezahlung und professionellem Auftreten. Hier erfährst du, welche Pflichtangaben dazugehören, welche Details zusätzlich sinnvoll sind und wie ein Muster aussieht.

1. Pflichtangaben auf jeder Freelancer-Rechnung

Damit deine Rechnung rechtlich gültig ist, müssen bestimmte Angaben enthalten sein:

• Name und Adresse des Rechnungsstellers: Dein Name, Adresse, optional Firmenname.


• Name und Adresse des Kunden: Ab 400 CHF zwingend erforderlich.


• Rechnungsnummer: Fortlaufend, eindeutig – wichtig für Steuerprüfungen.


• Rechnungsdatum: Datum der Ausstellung.


• Leistungsbeschreibung: Klarer Beschrieb der Leistung(en) und Zeitraum, falls abweichend vom Rechnungsdatum.


• Betrag und Währung: Endbetrag in CHF.


• Mehrwertsteuer: Falls MWST-pflichtig mit MWST-Nummer und Steuersatz; sonst Hinweis „nicht MWST-pflichtig“.


• Zahlungsfrist & Zahlungsinformationen: Z. B. „zahlbar innert 30 Tagen“, IBAN oder Bankverbindung.

Praxisbeispiel: Ein IT-Freelancer vergisst die Rechnungsnummer. Folge: Probleme bei der Buchhaltung und Ärger mit dem Steueramt.

2. Weitere Angaben, die Professionalität zeigen

Neben den Pflichtangaben lohnt es sich, auch diese Infos einzubauen:

• Firmenlogo für einen professionellen Auftritt.


• UID oder MWST-Nummer, wenn vorhanden.


• Rechnungspositionen statt nur Gesamtbetrag – sorgt für Klarheit.

3. Rechnungen in der Schweiz: Praktische Hinweise für Freelancer

• Keine gesetzliche Frist, aber: Stelle Rechnungen zeitnah aus.


• Unter 100’000 CHF Umsatz besteht meist keine MWST-Pflicht. Falls MWST-pflichtig, unbedingt Steuersätze angeben (7,7%, 2,5%, 3,7%).


• Digitale Rechnungen (z. B. PDF per Mail) sind gültig, solange alle Angaben klar ersichtlich sind.


• Rechnungen dienen auch als Nachweis für AHV-Beiträge und Steuererklärungen – sorg also für Vollständigkeit.

4. Muster einer Freelancer-Rechnung

Freelancer Mustermann
Musterweg 12
8000 Zürich

Kunde AG
Kundenstrasse 1
4000 Basel

Rechnungsnummer: 2025-001
Rechnungsdatum: 08.09.2025
Leistungszeitraum: 01.08.2025 – 31.08.2025

Beschreibung: Beratung und Konzeptentwicklung

Nettobetrag: CHF 4´000.00
Mehrwertsteuer: entfällt ("nicht MWST-pflichtig")
Gesamtbetrag: CHF 4´000.00

Zahlungsfrist: 30 Tage netto
IBAN: CHXX XXXX XXXX XXXX XXXX X

5. Rechnungstools für Freelancer in der Schweiz

Vorlagen in Word oder Excel sind ein guter Start.

Noch einfacher sind Online-Tools wie Magic Heidi, MILKEE oder zistemo. Diese übernehmen die Pflichtangaben automatisch und formatieren deine Rechnung professionell.

Checkliste für deine Rechnung

• Pflichtangaben vollständig ✅


• Kunden- und eigene Angaben korrekt ✅


• MWST richtig ausgewiesen oder Hinweis „nicht MWST-pflichtig“ ✅


• Zahlungsinformationen klar angegeben ✅


• Optional: Logo, UID, detaillierte Positionen ✅

Fazit: Rechnungen sind mehr als nur ein Zahlungsbeleg – sie sind auch deine Visitenkarte.

Mit den richtigen Pflichtangaben, klarer Struktur und einem professionellen Layout stellst du sicher, dass du dein Geld pünktlich bekommst.

Und du stärkst gleichzeitig dein Image als Freelancer, der nicht nur gute Arbeit liefert, sondern auch zuverlässig und professionell auftritt.

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