Warum der Angebotspreis selten der Endpreis ist

Ein Angebot klingt oft verlockend.

Gerade wenn der Stundensatz fair wirkt und der Aufwand überschaubar scheint.

Doch in der Praxis liegt der wahre Unternehmensaufwand oft deutlich höher – nicht wegen versteckter Tricks, sondern weil viele interne und indirekte Faktoren einfach nicht eingerechnet werden.

Dieser Artikel zeigt dir eine klare Schritt-für-Schritt-Methode , um den echten Projektpreis für Freelancer-Dienstleistungen in der Schweiz zu berechnen.

Am Ende kannst du mit einem Blick erkennen, ob sich ein Angebot wirklich lohnt – oder ob die versteckten Kosten es ins Minus drehen.

1. Lege Projektziel und Scope fest

Definiere zuerst, was am Ende stehen soll: Ergebnis, Lieferumfang, Meilensteine, Abnahme.

Je klarer der Scope, desto geringer das Risiko für Mehraufwand.

Lege auch fest, wie Änderungen gehandhabt werden, um „Scope Creep“ (schleichende Projekt-Expansion) zu vermeiden.

2. Sammle deine Basiszahlen

Für eine saubere Kalkulation brauchst du:

• Stundensatz des Freelancers


• Geplante Stunden


• Interne Rollen, Stunden und Vollkostensätze


• Wert pro Monat bei früherem oder späterem Abschluss


• Wahrscheinlichkeiten für Risiken

3. Externe direkte Kosten erfassen (A)

Hier geht es um den Preis, den der Freelancer in Rechnung stellt.

Formel:
Angebotspreis oder (Stunden × Stundensatz)

Berücksichtige auch Zusatzpositionen wie Korrekturrunden oder Change Requests.

4. Interne Arbeitszeitkosten berechnen (B)

Jedes externe Projekt bindet interne Ressourcen.

Das betrifft Abstimmung, Briefings, Feedback-Loops, internes Projektmanagement und technische Abklärungen.

Formel:
Interne Stunden × interner Vollkostensatz

Richtwert Schweiz: 1.5 bis 2 × Bruttolohn, um Infrastruktur, Sozialversicherungen und Verwaltung einzubeziehen.

5. Opportunitätskosten einrechnen (C)

Frage dich: Was könnten deine internen Ressourcen in dieser Zeit sonst leisten?

Beispiele:

• Kundenprojekte mit Umsatzpotenzial.


• Marketingkampagnen.


• Produktentwicklung.

Formel:
Margenbeitrag pro alternativer Tätigkeit × verdrängte Stunden/Wochen

6. Risikopuffer definieren (D)

Typische Risiken:

• Änderungen am Projektumfang.


• Unterschätzte Aufwände.


• Ausfall oder Verzögerung.

Formel:
Prozentualer Aufschlag auf direkte + interne Kosten

Praxiswert: 10–20 %, je nach Unsicherheitsgrad.

7. Zeitkosten durch Time-to-Market bewerten (E)

Verzögerungen verschieben Nutzen oder Umsatz.

Formel:
Wert pro Monat Verzögerung × Wahrscheinlichkeitsfaktor

Beispiel: Jeder Monat späterer Go-live kann tausende Franken an entgangenem Gewinn kosten.

8. Alles zusammenführen zum wahren Projektpreis

Die Summe aus A + B + C + D + E ergibt den realistischen Projektpreis.

Optional kannst du eine Bandbreite für Best-Case und Worst-Case kalkulieren.

9. Beispielrechnung – Schweiz, Freelancer Webdesigner

Szenario:

• Freelancer: 60 Stunden à 100 CHF


• Intern: 2 Personen im Marketing liefern Inhalte und geben Feedback


• Verzögerungsrisiko: 2 Wochen = CHF 2’500 entgangener Umsatz


• Risikopuffer: 15 %

Kostenblock	CHF
Direkte externe Kosten	6’000
Interne Kosten	2’550
Opportunitätskosten	3’000
Risikopuffer	1’283
Zeitkosten	1’250
Gesamt	14’083

Das externe Angebot von CHF 6’000 wirkt günstig.

Doch der wahre Unternehmensaufwand liegt bei über CHF 14’000, wenn du interne Bindung, entgangene Chancen und Risikofaktoren mitrechnest.

10. Typische Fehler und wie du sie vermeidest

• Nur den Stundensatz vergleichen


• Interne Zeiten nicht erfassen


• Keinen Puffer einplanen


• Verzögerungen nicht monetarisieren

11. Formeln zum Nachschlagen

• Interne Kosten = interne Stunden × Vollkostensatz


• Opportunität = Margenbeitrag × verdrängte Zeit


• Risiko = Prozentsatz × (extern + intern)


• Zeitkosten = Wert pro Monat × Wahrscheinlichkeit

12. Checkliste vor der Entscheidung

• Liegen alle Zahlen vor?


• Bandbreite gerechnet?


• Änderungsregeln definiert?


• Interne Kapazitäten gesichert?

Fazit / Call-to-Action

Wer den wahren Projektpreis kennt, entscheidet mit klaren Augen.

So wird aus einem vermeintlich günstigen Freelancer-Angebot eine fundierte Entscheidung, ob es wirklich Sinn macht – oder ob eine andere Lösung wirtschaftlicher ist.

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