Weihnachtsfeiern sind ein einfacher Weg, Danke zu sagen.
Ein Abend, der verbinden soll, nicht trennen.
Ein Moment, der Kultur stärkt, nicht beschädigt.

Eigentlich.

Doch jedes Jahr zeigt sich:
Wenn eine Feier nicht professionell geplant ist, kann sie schneller kippen als ein schlecht balancierter Apéro-Teller.

Und wie schnell es passieren kann, zeigte ein Beispiel an der Swiss-Weihnachtsfeier 2024.

Wenn die Planung wackelt, wackelt das Vertrauen

Swiss wollte es gut machen – und hat die interne Weihnachtsfeier schlicht überbucht.
Nicht aus böser Absicht.
Sondern aus einer simplen Fehleinschätzung:

Zu viele Mitarbeitende für zu wenig Platz.

Das Ergebnis:
Viele Angestellte landeten auf einer Warteliste.
Einige fühlten sich ausgeschlossen.
Andere sprachen sogar von einem „Schlag ins Gesicht“.

Für eine Feier, die Wertschätzung ausdrücken sollte, ist das das Gegenteil dessen, was man erreichen möchte.

Und genau hier liegt die Lektion:

Events sind emotional.
Sehr emotional.
Und Fehler fallen den Mitarbeitenden stärker auf als in jedem anderen Bereich.

Warum Events anspruchsvoller sind, als viele denken

Eine Weihnachtsfeier ist kein Meeting.
Sie trägt Symbolkraft:

• Sie transportiert Kultur.


• Sie zeigt Respekt.


• Sie stärkt Zusammenhalt.


• Sie ist der letzte Eindruck des Jahres.

Und deshalb sind sie heikel.

Typische Fehler, die passieren, wenn Events intern geplant werden:

• Locations werden nach dem Bauchgefühl gebucht.


• Kapazitäten werden falsch eingeschätzt.


• Kommunikation ist unklar oder zu spät.


• Es gibt keinen Plan B – und schon gar keinen Plan C.


• Verantwortlichkeiten sind diffus („Wer sollte sich melden? Ich? Du?“).

Das alles führt zu einem Ergebnis, das man als KMU besonders vermeiden will:
Eine gut gemeinte Feier, die wie ein Missverständnis wirkt.

Was KMU aus dem Swiss-Fall lernen können

1. Erfahrungswerte ersetzen keine echte Eventplanung

„Letztes Jahr kamen weniger Leute“ ist keine Grundlage für dieses Jahr. Eventplanung braucht aktuelle Daten, nicht Bauchgefühl.

2. Kapazität ist keine Schätzung – sie ist Mathematik

Wenn die Rechnung nicht aufgeht, landen Menschen draussen. Und das schadet der Stimmung mehr, als man denkt.

3. Mitarbeitende spüren Wertschätzung in der Qualität — nicht in der Einladung

Eine schöne Einladung nützt nichts, wenn am Ende einfach nicht genug Platz für alle ist.

4. Interne Teams sind oft nicht auf Eventlogistik ausgelegt

Office-Managerinnen, Assistenten oder HR-Teams können viel – aber Eventplanung ist ein eigener Beruf mit eigener Erfahrungswelt.

5. Eine misslungene Feier hinterlässt eine Spur

Mitarbeitende vergessen Enttäuschungen selten. Vertrauen muss später mühsam wieder aufgebaut werden – und das ist deutlich teurer als gute Planung.

5 Risiken, wenn Events intern geplant werden

• Überbuchungen, weil „es schon irgendwie reicht“


• mangelhafte Koordination zwischen Teams


• Engpässe bei Check-in und Ablauf


• technische Ausfälle (Ton, Licht, Präsentation)


• fehlende Notfallpläne bei Krankheit oder Ausfall eines Dienstleisters

Das Problem:
Diese Risiken sieht man erst, wenn es zu spät ist.
Profis hingegen sehen sie vorher.

Warum Eventmanager für KMU ein echter Gewinn sind

Ein professioneller Eventmanager macht nicht „einfach die Planung“.

Er oder sie:

• prüft Kapazitäten realistisch


• kennt Locations, Regeln & Logistik


• denkt an Zugänge, Catering, Technik, Sicherheit


• plant Engpässe voraus


• sorgt für nahtlose Kommunikation


• hält Deadlines, Abläufe und Teams zusammen


• verhindert, dass Mitarbeitende auf Wartelisten landen

Kurz:
Profis verhindern peinliche Momente – bevor sie entstehen.

Und das ist günstiger als der Schaden, den schlechte Planung anrichtet.

Wann ein Eventmanager unverzichtbar wird

• ab ca. 20 Teilnehmern


• bei komplexen Locations


• wenn Budget, Image oder Kultur im Fokus stehen


• wenn mehrere Dienstleister koordiniert werden müssen


• wenn interne Teams überlastet sind


• wenn es keine zweite Chance geben darf (Weihnachtsfeier, Kick-off, Jubiläum)

Events sind wie Flüge:
Wenn alles gut läuft, merkt man kaum, wie viel Planung dahintersteckt.
Wenn etwas schiefläuft, spricht jeder darüber.

Wie Profis KMU den Rücken frei halten

Auf Freelancer-Schweiz finden KMU Eventmanager, die:

• vor Ort koordinieren


• Risiken vorhersehen


• schnell reagieren


• Budget effizient einsetzen


• klare Kommunikation sicherstellen


• dafür sorgen, dass niemand „vergessen“ wird


• den Gastgebern ermöglichen, Gastgeber zu sein

Und das Beste:
KMU müssen niemanden fest anstellen – sie holen sich genau die Expertise, die sie brauchen.

Fazit: Gute Events entstehen nicht zufällig

Schlechte Events schon.

Wer möchte, dass die Weihnachtsfeier Freude statt Frust erzeugt, sollte sich nicht auf „Erfahrungswerte“ verlassen.

Sondern auf Menschen, die Eventplanung beruflich machen.

Denn am Ende geht es nicht um Catering, Licht oder Location.
Es geht um das Gefühl der Mitarbeitenden, dass sie wichtig sind.

Unterstützung für Ihren nächsten Event

Wenn Sie möchten, dass Ihre Weihnachtsfeier, Ihr Firmenanlass oder Ihr Kick-off wirklich gelingt, sprechen Sie mit einem Profi.
Unsere Eventmanager unterstützen KMU täglich dabei, Events stressfrei, professionell und wertschätzend umzusetzen.

Sie müssen das nicht alleine stemmen.

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