Was Schweizer KMU jetzt in der Buchhaltung anpassen müssen

2025 und 2026 bringen keine stillen Detailkorrekturen.
Sie greifen direkt in deinen Cashflow, deine Lohnabrechnungen und deine Buchhaltungsprozesse ein.

Für Schweizer KMU und viele Freelancer sind drei Bereiche entscheidend:
MWST-Abrechnung, Digitalisierungspflichten und neue Sozialversicherungs-Grenzwerte.

Hier ist der Überblick.
Klar. Praxisnah. Ohne Juristendeutsch.

1. Kurzüberblick: Was ändert sich 2025/26?

Diese Punkte solltest du jetzt prüfen:

• KMU können neu zur jährlichen MWST-Abrechnung wechseln


• MWST-Abrechnungen müssen zwingend digital über das ESTV-ePortal eingereicht werden


• AHV, BVG sowie Kinder- und Ausbildungszulagen werden angepasst und wirken direkt auf die Lohnbuchhaltung

Diese Änderungen sind nicht optional.
Sie erfordern konkrete Anpassungen in Systemen, Prozessen und Zuständigkeiten.

2. Jährliche MWST-Abrechnung: Entlastung oder neues Risiko?

Ab 1. Januar 2025 können Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu rund 5 Mio. CHF auf Antrag nur noch einmal pro Jahr abrechnen.

Wer profitiert?

• KMU mit stabilem Umsatz


• Unternehmen mit überschaubarem Belegvolumen


• Freelancer und Dienstleister, die den quartalsweisen Aufwand reduzieren wollen

Die Vorteile

• Weniger administrativer Aufwand


• Einfachere Planung der Buchhaltungsressourcen

Die Kehrseite

• Akontozahlungen bleiben Pflicht und basieren auf Vorjahreszahlen


• Liquidität kann stärker belastet werden


• Fehler fallen oft erst beim Jahresabschluss auf

Praxis-Tipp:
Wenn dein Umsatz stark schwankt oder deine Liquidität eng ist, kann die quartalsweise Abrechnung trotz Mehraufwand die bessere Wahl bleiben.

3. MWST wird Pflicht-digital: Das ESTV-ePortal richtig vorbereiten

Ab 2025 müssen alle MWST-pflichtigen Unternehmen ihre Abrechnungen zwingend über das ESTV-ePortal einreichen.

Das bedeutet konkret:

• Zugang und Rollen im Portal klären


• Stellvertretungen wie zum Beispiel Treuhänder sauber hinterlegen


• Stammdaten aktuell halten


• Buchhaltungssoftware prüfen und sicherstellen, dass MWST-Reports mit der Online-Erfassung übereinstimmen

Saldosteuersätze: Mehr Flexibilität für KMU

KMU können neu mehr als zwei Saldosteuersätze anwenden, sofern einzelne Tätigkeiten jeweils mindestens 10 Prozent des steuerbaren Umsatzes ausmachen.

Das ist besonders relevant für Mischbetriebe mit unterschiedlichen Leistungen.
Wichtig dabei ist, dass beim Wechsel Vorsteuerkorrekturen notwendig sind und korrekt verbucht werden müssen.

Für Freelancer gilt:
Bei Dienstleistungen mit geringem Vorsteueranteil kann ein passender Saldosteuersatz den administrativen Aufwand deutlich vereinfachen.

4. Sozialversicherungen 2025: Neue Schwellen, neue Routinen

Mehrere Grenzbeträge werden angepasst und wirken direkt auf die Lohnbuchhaltung.

AHV und kleine Einkommen

• Grenze für geringfügige Einkommen: 2’500 CHF pro Jahr


• Beiträge darunter nur auf ausdrücklichen Wunsch der Mitarbeitenden


• Mindestbeitrag für Selbständigerwerbende: 530 CHF pro Jahr

Minijobs, Aushilfen und kleine Mandate müssen neu geprüft und korrekt erfasst werden.

Kinder- und Ausbildungszulagen

• Kinderzulage: 215 CHF pro Monat


• Ausbildungszulage: 268 CHF pro Monat

Diese Beträge müssen in den Lohnarten und Kontierungen angepasst werden.

BVG (2. Säule)

• Eintrittsschwelle: 22’680 CHF


• Koordinationsabzug: 26’460 CHF

Mitarbeitende können neu in die BVG-Pflicht fallen oder daraus herausfallen.
Für KMU bedeutet das Anpassungen bei Prämien, Prozessen und Buchungen.

Für Freelancer gilt:
Höhere Eintrittsschwellen erhöhen die Bedeutung von freiwilliger Vorsorge und der Säule 3a.

5. Konkrete To-dos für deine Buchhaltung

Damit aus Wissen Handlung wird, hier die wichtigsten Punkte:

• Prüfen, ob die jährliche MWST-Abrechnung sinnvoll ist


• Wechsel fristgerecht beantragen


• Tätigkeiten und Umsätze für Saldosteuersätze analysieren


• MWST-Konten, Akontozahlungen und Vorsteuerkorrekturen sauber einrichten


• ESTV-ePortal-Zugänge und Stellvertretungen klären


• Buchhaltungs- und Lohnsoftware aktualisieren


• Lohnarten und Sozialversicherungswerte anpassen


• Mitarbeitende in Bezug auf BVG neu beurteilen


• Minijobs und kleine Mandate korrekt dokumentieren

Fazit

Diese Änderungen sind mehr als Formalitäten.
Sie entscheiden darüber, wie sauber, planbar und stabil deine Finanzprozesse in den kommenden Jahren funktionieren.

Ein kurzer Abgleich mit dem Treuhänder oder einem externen Finanzexperten verhindert spätere Korrekturen.
Und für Freelancer gilt mehr denn je: nicht nur reagieren, sondern bewusst planen. Wenn du auf Freelancer-Schweiz sichtbar werden möchtest, kannst du dich in wenigen Minuten als als Freelancer in der Schweiz eintragen.

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