Ein KMU plant den Umbau seiner Werkstatt und sucht über Freelancer-Schweiz.ch einen technischen Zeichner. Skizzen und Masse hat der Geschäftsführer vorbereitet. Er rechnet mit 10 bis 12 Stunden Arbeit.

Der Freelancer sichtet die Unterlagen. Ihm fehlen Angaben, die er für saubere Pläne braucht. Seine Schätzung: mindestens 35 Stunden. Er lehnt ab.

Eine Woche später kommt eine Rechnung: 4 Stunden für die Sichtung der Unterlagen. Angekündigt war das nicht.

Beide Seiten haben einen Punkt. Der Freelancer hat tatsächlich gearbeitet. Der Auftraggeber hat nie einen Auftrag erteilt. Solche Fälle erleben wir in unserer Vermittlungsarbeit nicht zum ersten Mal. In einem ähnlichen Fall drohte ein Freelancer sogar mit der Betreibung.

Kurz gesagt: In der Schweiz ist die normale Auftragsklärung grundsätzlich unentgeltlich. Dazu gehören Erstgespräch, Sichtung von Unterlagen und Offerte, auch wenn danach kein Auftrag zustande kommt. Verrechnen darf ein Freelancer, wenn eine Vergütung vorher vereinbart wurde, ausdrücklich oder klar erkennbar. Die fairste Lösung für beide Seiten: vorher sagen, was gratis ist und ab wann es etwas kostet.

Wo endet die Akquise, wo beginnt die Arbeit?

Entscheidend ist nicht, wie viele Stunden jemand investiert hat. Entscheidend ist, wofür. „Prüfen Sie bitte, ob Sie mir eine Offerte machen können“ ist etwas anderes als „Erstellen Sie mir eine technische Prüfung mit Bericht“.

Tätigkeit	Einordnung
Erstgespräch und Fragen zum Projekt	in der Regel gratis
Unterlagen sichten, um Aufwand zu schätzen oder zu offerieren	in der Regel gratis
Separat verlangte Prüfung mit schriftlichem Ergebnis	kostenpflichtig, wenn so bestellt
Neue Pläne, Konzepte oder Machbarkeitsstudien auf Wunsch	oft kostenpflichtig, auch ohne späteren Auftrag

Was das Gesetz sagt

Die Grundregel steht in Art. 394 Abs. 3 OR: „Eine Vergütung ist zu leisten, wenn sie verabredet oder üblich ist.“ Das setzt voraus, dass überhaupt ein Auftrag besteht. Nicht jede Arbeit für einen möglichen Kunden wird automatisch zum bezahlten Auftrag.

Für Offerten hat das Bundesgericht 1993 klar entschieden (BGE 119 II 40): Ohne andere Vereinbarung trägt der Anbieter die Kosten der Offertvorbereitung selbst, auch wenn er den Auftrag nicht erhält.

Die Ausnahme gilt für eigenständige Vorleistungen. Wer ausdrücklich eine Vorstudie oder Pläne bestellt, muss diese bezahlen. Daran ändert sich nichts, wenn er das Gesamtprojekt danach nicht vergibt.

Dazu kommt die Beweislast. Gibt es keine Honorarvereinbarung, muss der Freelancer beweisen, dass eine Vergütung für genau diese Art von Leistung üblich ist (Bundesgericht 4A_606/2016). Dass er beruflich arbeitet, reicht dafür allein nicht.

Und Schweigen ist nicht Zustimmung (Art. 6 OR). Wer Unterlagen schickt, erteilt damit nicht automatisch einen bezahlten Analyseauftrag.

Die Übung ist je nach Branche verschieden. Der Schweizerische Anwaltsverband hält fest, dass bei Anwälten auch das Erstgespräch zu vergüten ist. Für Freelancer in Planung, Beratung, IT oder Design gibt es keine vergleichbare allgemeine Regel.

Warum Freelancer trotzdem einen Punkt haben

Zeit ist das einzige Produkt eines Freelancers. Laut einer Befragung unter Freelancern im deutschsprachigen Raum aus dem Jahr 2026 ist im Schnitt rund 12 Prozent der Arbeitszeit unbezahlt. Am häufigsten genannt wird die Kundenakquise.

Auf unserer Plattform führen 37 Prozent aller Vorstellungen zu einem Auftrag. Fast zwei von drei Gesprächen enden also ohne Umsatz. Der Wunsch, sich davor zu schützen, ist verständlich.

Der Schutz liegt aber in der Absprache vorher, nicht in der Rechnung nachher. Warum Rechnungen ohne Vertragsgrundlage zu den teuersten Startfehlern gehören, liest du in Freelancer-Recht Schweiz: 5 Fehler bei Anmeldung, AHV und Rechnung.

Warum eine Überraschungsrechnung mehr kostet, als sie bringt

Die meisten KMU gehen davon aus, dass ein Erstgespräch nichts kostet. Kommt trotzdem eine Rechnung, ist das Vertrauen weg, bevor die Zusammenarbeit begonnen hat. Keine Folgeaufträge, keine Empfehlung.

Rechtlich steht so eine Rechnung zudem auf wackligem Boden. Der Betrag ist klein, der Schaden für den Ruf gross.

Unsere Regel auf Freelancer-Schweiz.ch

In jeder Vorstellungs-E-Mail an den Nachfrager steht: Überschreitet der Erstkontakt die Dauer von einer Stunde, kann der Freelancer seinen Stundensatz verrechnen, nach Vorwarnung. Für uns heisst das:

Die erste Stunde ist gratis. Das gilt für Gespräch, Sichtung von Unterlagen und Aufwandschätzung.

Danach kostet es nur mit Vorwarnung. Der Freelancer sagt konkret, bevor er weiterarbeitet, dass ab jetzt Kosten entstehen.

Der Auftraggeber entscheidet. Er kann weitermachen oder abbrechen.

Eine Rechnung ohne Vorwarnung entspricht nicht dieser Regel.

So machst du es als Freelancer richtig

1. Sag zu Beginn, was gratis ist. Zum Beispiel: „Das erste Gespräch und eine erste Sichtung bis eine Stunde sind kostenlos.“

2. Melde dich, bevor die Stunde voll ist. Schriftlich, mit einer Schätzung, wie viel Zeit du noch brauchst.

3. Warte auf ein Ja. Eine kurze Antwort per E-Mail genügt als Beleg.

4. Mach grosse Abklärungen zum eigenen Paket. Eine bezahlte Analyse mit Fixpreis ist klar. Wird daraus ein Auftrag, kannst du den Betrag anrechnen.

5. Melde Lücken, statt weiterzurechnen. Fehlen Masse oder Informationen, sag es, bevor du Stunden investierst.

Ein Satz, der sich bewährt: „Für eine seriöse Offerte brauche ich etwa drei Stunden zur Prüfung. Die erste Stunde ist kostenlos, die weiteren verrechne ich zu meinem Stundensatz. Soll ich starten?“

So schützt du dich als KMU

Vorher: Frag im ersten Gespräch, was kostenlos ist und ab wann Kosten entstehen. Welche Fragen sonst noch ins Erstgespräch gehören, liest du in Warum das erste Gespräch mit einem Freelancer über Erfolg oder Misserfolg entscheidet.

Wenn die Rechnung schon da ist: Ignoriere sie nicht. Widersprich schriftlich und sachlich: kein Auftrag, keine Vorwarnung. Such das Gespräch. Und informiere uns, wenn die Vorstellung über Freelancer-Schweiz.ch lief.

Wenn ein Zahlungsbefehl kommt: Du kannst innert zehn Tagen ab Zustellung beim Betreibungsamt Rechtsvorschlag erheben, auch direkt bei der Zustellung. Damit stoppst du die Betreibung vorerst. Ein Zahlungsbefehl ist kein Urteil, und eine selbst ausgestellte Rechnung ist keine Schuldanerkennung. Der Freelancer müsste dann vor Gericht beweisen, dass ein bezahlter Auftrag bestand.

Kurz zusammengefasst

Die normale Auftragsklärung gehört zum Risiko des Anbieters. Bezahlt wird, was vorher vereinbart oder klar bestellt wurde. Bei Freelancer-Schweiz.ch gilt: erste Stunde gratis, danach nur nach Vorwarnung. Wer offen über Kosten spricht, bevor sie entstehen, schützt seine Zeit und das Vertrauen des Kunden.

FAQ

Darf ein Freelancer das Erstgespräch in Rechnung stellen?
Nur wenn das vorher vereinbart wurde. Ohne Absprache gilt das Erstgespräch in der Regel als unentgeltliche Auftragsklärung. Auf Freelancer-Schweiz.ch ist die erste Stunde kostenlos, danach darf der Freelancer nur nach Vorwarnung verrechnen.

Muss ich eine Rechnung für eine Offerte bezahlen, wenn kein Auftrag zustande kam?
Grundsätzlich nein. Nach BGE 119 II 40 trägt der Anbieter den normalen Offertaufwand selbst. Anders ist es, wenn du ausdrücklich eine eigenständige Leistung bestellt hast, zum Beispiel eine Vorstudie oder Pläne.

Was tue ich, wenn mir wegen einer solchen Rechnung die Betreibung droht?
Erhebe innert zehn Tagen ab Zustellung des Zahlungsbefehls Rechtsvorschlag beim Betreibungsamt. Danach muss der Freelancer seine Forderung auf dem Rechtsweg durchsetzen und beweisen.

Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

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