Stell dir vor:
Das Projekt läuft, alle Deadlines sind gesetzt – und plötzlich steht eine Übergabe an.

Egal ob der Kollege in ein anderes Projekt wechselt oder ein externer Freelancer übernimmt:
Die Kosten schiessen fast immer über das Budget hinaus.

Der Grund: Meist wird nur der geplante Stundenblock gesehen – und all die kleinen, versteckten Nebeneffekte bleiben unberücksichtigt.

Das Ergebnis? Doppelte Ressourcen, Wissenslücken, Verzögerungen – und am Ende eine unangenehme Überraschung in der Kostenübersicht.

Hier erfährst du, wo wo das Geld wirklich hinfliesst und wie du Übergaben in Zukunft realistisch kalkulierst.

Die 6 Hauptgründe, warum Übergaben teurer sind als gedacht

1. Zusätzliche Kommunikationsrunden

• Mehr Meetings, Absprachen und Rückfragen, bis der neue Verantwortliche im Thema ist


• Fehlt eine aktuelle Dokumentation, wird jede Info zur EinzelfrageWird die App intern angenommen?

2. Wissenslücken & Kontextverlust

• Implizites Wissen steckt im Kopf des Vorgängers – und steht nicht in Dokumenten


• Kleine Prozessdetails oder Tool-Logiken fallen oft erst später auf → teure Nacharbeit

3. Parallelarbeit

• Alt & Neu arbeiten eine Zeit lang gleichzeitig → doppelte Personalkosten


• Bei Freelancern: zusätzlich der externe Stundensatz

4. Qualitätseinbußen & Nacharbeit

• Fehlende Übergabedetails führen später zu Fehlern


• Nachträgliche Korrekturen kosten fast immer mehr, als sie gleich in der Übergabe zu klären

5. Verzögerungskosten

• Übergaben verschieben Meilensteine


• Im B2B können Pönalen oder entgangener Umsatz drohen

6. Administrativer Zusatzaufwand

• Intern: Umpriorisierung im Team


• Extern: NDA, Verträge, On-/Offboarding, Zugangsrechte

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>> Freelancer in der Schweiz aufgepasst: Was du 2025 beachten musst

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2. Interne vs. externe Übergaben – der direkte Vergleich

Der Unterschied zwischen interner und externer Übergabe ist nicht nur eine Frage der Stunden, sondern auch von Wissenstransfer, Organisation und Zusatzkosten.

Faktor	Interne Übergabe	Externe Übergabe (Freelancer)
Einarbeitungszeit	Kürzer – gleiche Tools & Kultur	Länger – Prozesse müssen erklärt werden
Zusätzliche Kostenblöcke	Meist nur Personalkosten	Honorare + oft höhere Stundenansätze
Implizites Wissen	Bleibt eher in der Organisation	Gefahr: Wissen geht nach Projektende verloren
Admin-Aufwand	Geringer	Höher (NDA, Verträge, On-/Offboarding)
Risiko von Verzögerungen	Mittel	Höher, Verfügbarkeit evtl. eingeschränkt
Kosten bei Parallelphasen	Doppelte interne Stunden	Doppelte Stunden + externer Satz → teurer

3. Typische Kostenfallen bei Übergaben – Checkliste

✅ Vorher erfassen:

• Briefing-Meetings


• Dokumentations-Update


• Wissensweitergabe


• Tool- und Prozessschulungen

✅ Zusatzposten beachten:

• Intern: Opportunitätskosten (was könnte der Mitarbeiter in dieser Zeit sonst leisten?)


• Extern: Stundensatz/Tagessatz für reine Einarbeitungszeit

✅ Risikopuffer einplanen:

• +10–30 % Zeitbudget


• +5–15 % Nachbearbeitungskosten

4. Mini-Rechenbeispiel – intern vs. extern

Denn:

Interne Übergabe (Consulting-Projekt)

• Geplant: 16 h × 80 CHF/h = CHF 1’280


• Tatsächlich: 31 h = CHF 2’480 (+90 %)

Mit Freelancer

• 31 h × 120 CHF/h = CHF 3’720


• Admin-Aufwand: 2 h HR & IT × 80 CHF/h = CHF 160


• Gesamt: CHF 3’880 → über 200 % teurer als geplant

5. Empfehlungen zur Kostendämpfung

• Frühzeitig planen, nicht in den letzten zwei Tagen


• Dokumentation parallel zum Projekt führen


• Wissensverantwortliche benennen, die auch nach der Übergabe verfügbar bleiben


• Übergabe-Checkliste nutzen, damit nichts vergessen wird

Für externe Übergaben:

• Projektunabhängige Infos vorab schriftlich geben → reduziert teure Einarbeitungsstunden


• Verfügbarkeit früh klären, um Verzögerungen zu vermeiden

Fazit – So vermeidest du teure Überraschungen

Projektübergaben sind fast immer Kostentreiber – durch doppelte Ressourcen, Wissenslücken und Verzögerungen.

Der grösste Unterschied zwischen interner und externer Übergabe: zusätzliche Honorare und höherer Admin-Aufwand bei Freelancern.

Wer diese Faktoren von Anfang an realistisch einkalkuliert, spart sich am Ende nicht nur Geld, sondern auch Nerven.

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