Grüezi liebe Leserinnen und Leser!

Dieser Newsletter ist wieder randvoll mit praktischen Tipps, die dir als Freelancer in der Schweiz Zeit, Nerven und Geld sparen. Von cleveren Buchhaltungstools über rechtliche Stolperfallen bis hin zu garantiert pünktlichen Zahlungen – wir haben für dich die wichtigsten Themen zusammengestellt. Und natürlich gibt’s auch wieder was zum Schmunzeln!

Buchhaltung ohne Stress
Buchhaltung muss nicht mühsam sein! Unser Artikel „Diese 7 Buchhaltungs-Tools sparen dir Zeit, Nerven und Geld“ zeigt dir smarte Helfer, die dir den Papierkram abnehmen – damit du dich auf dein Business konzentrieren kannst.

Die teuersten Fehler beim Business-Wachstum
Ein falscher Vertrag, eine vergessene Steuerpflicht oder ein Markenrecht, das du nicht auf dem Schirm hattest – das kann richtig ins Geld gehen. In „Diese 5 rechtlichen Fehler ruinieren dein Business – wenn du sie nicht vermeidest“ erfährst du, welche Fallen du elegant umgehst.

Nie wieder Geld hinterherrennen
Offene Rechnungen? Kunden, die erst zahlen, wenn du fünfmal nachhakst? Muss nicht sein! Unser Leitfaden „Hör auf, hinter deinem Geld herzulaufen – sichere deine Zahlungen JETZT“ gibt dir bewährte Strategien, um deinen Cashflow zu schützen.

Freelancer-Witz des Monats
„30 Franken? Kein Problem – wenn ich in 1995 lebe!“ – Ein humorvoller Blick auf die Realität von Honoraren in der Schweiz – mit einem Augenzwinkern, aber auch einem Fünkchen Wahrheit.

Viel Spass beim Lesen – und weiterhin viel Erfolg in deinem Business!

Dein Amor Dhaouadi

Weshalb erscheint Buchhaltung wie ein Marathon ohne Ziellinie?

Jedes Jahr dasselbe: Du sehnst dich danach, die Buchhaltung pünktlich abzuschliessen – und dann? Wieder dieses Chaos. Rechnungen häufen sich, Belege verschwinden, und plötzlich ist die Steuerfrist nach. 

Mehrwertsteuer, Abzüge, Spesen - das Ganze kann sich anfühlen wie ein Labyrinth aus Vorschriften, Sonderregelungen und Kleingedrucktem. Was das Schlimmste ist? Ein kleiner Fehler kann dich viele hundert oder sogar tausende Franken kosten.

Aber hier ist die gute Nachricht: Du musst das nicht mehr selbst schaffen. Smarte Buchhaltungs-Apps übernehmen den Papierkram für dich – einfach, zuverlässig und fehlerfrei. Sie sorgen dafür, dass du keine Abzugsmöglichkeiten verpasst und nie wieder zu viel zahlen muss.

Diese Buchhaltungs-Tools für Freelancer, Selbständige und KMU in der Schweiz ermöglichen es dir, dein hart verdientes Geld genau dort zu belassen, wo es hingehört: auf deinem Konto.

7 Buchhaltungs-Apps, die Schweizer Freelancer vor zu hohen Zahlungen bewahren

1. Accounto – Der Steuer-Optimierer

Problem: Freelancer und Unternehmer verpassen oft Steuerabzüge, weil sie ihre Belege nicht richtig erfasst haben.
Lösung: Accounto ermöglicht die Digitalisierung deiner Belege, die Synchronisation mit deiner Bank und die Erkennung steuerlich relevanter Ausgaben.
Extra: Erstellt automatische Steuerprognosen, sodass du frühzeitig weisst, was auf dich zukommt.
Preis: Ab CHF 19.–/Monat.

Mehr Information findest du unter diesem Link.

2. Klara - Die „Dumm-Gelaufen“-Verhinderer-App

Problem: Rechnungen vergessen = Mahngebühren kassieren.
Lösung: Klara unterstützt dich als Freelancer oder Unternehmer bei der Erstellung von Rechnungen, der Überwachung der Zahlungseingänge und erinnert an ausstehende Zahlungen.
Cool: Rechnungen können mit wenigen Klicks als QR-Rechnung versendet werden – einfach und professionell.
Preis: Kostenlose Basisversion verfügbar

Mehr Information findest du unter diesem Link.

3. Expensify – Die Trinkgeld-Detektive

Problem: Freelancer erfassen meist nur große Rechnungen, vergessen aber kleine Spesen wie Kaffee mit Kunden oder Büromaterial.
Lösung: Expensify erstellt automatisch Quittungen, sortiert sie nach Kategorien und speichert sie für die Steuererklärung.
Warum wichtig?: Einige kleine Ausgaben summieren sich und machen am Jahresende einen grossen Unterschied.
Preis: Ab CHF 4.99/Monat

Mehr Information findest du unter diesem Link.

4. Zervant – Nie wieder Geldprobleme mit smarter Cashflow-Planung

Problem: Die Planung von Einnahmen ist aufgrund von Schwankungen in der Regel schwierig.
Lösung: Zervant unterstützt Freelancer dabei, ihre Einnahmen und Ausgaben zu analysieren und zu erkennen, wann Engpässe drohen.
Nice: Erstellt automatische Rechnungen mit Zahlungserinnerungen, um Kunden nicht zu spät bezahlen zu lassen.
Preis: Gratis-Version verfügbar, Premium ab CHF 7.–/Monat

Mehr Information findest du unter diesem Link.

5. Smallinvoice – Die Spesen-Revolution

Problem: Viele Freelancer machen Fehler bei der Abrechnung ihrer Spesen und verschenken damit Geld.
Lösung: Bookeey erkennt automatisch steuerlich absetzbare Spesen und macht Vorschläge für eine bessere Steueroptimierung.
Mega: Erkennt wiederkehrende Ausgaben (z. B. Coworking-Gebühren) und kategorisiert sie korrekt für die Steuer.
Preis: Ab CHF 15.–/Monat

Mehr Information findest du unter diesem Link.

6. Revolut – Die „Hol-dir-dein-Geld-zurück“-Helfer

Problem: Freelancer können durch Bankgebühren, Wechselkurse oder doppelte Abbuchungen unnötig Geld verlieren.
Lösung: Revolut überprüft Transaktionen, ermittelt überhöhte Gebühren und erstattet unberechtigte Abbuchungen.
Top: Ein Gratis-Business-Konto für Freelancer, die internationale Kunden haben.
Preis: Kostenlose Basisversion

Mehr Information findest du unter diesem Link.

7. Taxfix – Die „Schlupflöcher-Finder“ für legale Steuertricks

Problem: Viele Freelancer sind sich nicht sicher, welche Steuerabzüge sie einsetzen können.
Lösung: Taxfix hilft dir bei der Steuererklärung. Er zeigt dir, wo du sparen kannst.
Wichtig: Die Rückerstattung wird in Echtzeit berechnet. Dadurch kannst du vorab planen.
Preis: Erfolgsabhängig, ca. CHF 30.–/Erklärung

Mehr Information findest du unter diesem Link.

So findest du das perfekte Tool für dich

Nicht jede App erfüllt all deine Beürfnisse als Freelancer. Hier eine schnelle Orientierung:
✅ Brauchst du automatische Steuerberechnungen? → Taxfix oder Accounto
✅ Vergisst du oft Rechnungen? → Klara oder Zervant
✅ Willst du Spesen clever absetzen? → Expensify oder smallinvoice
✅ Hast du viele internationale Zahlungen? → Revolut

Tipp: Teste eine kostenlose Version, bevor du dich für ein Abo entscheidest.

Fazit

Diese Apps erleichtern dir die Buchhaltung und sparen dir Zeit, Nerven und Geld. Statt stundenlang Belege zu sortieren oder sich über verpasste Steuerabzüge zu ärgern, kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren: Dein Business.

Teste mindestens eines dieser Tools – dein Konto wird es dir danken!

Welche App benutzt du schon? Oder hast du eine geheime Buchhaltungswaffe, die nicht auf der Liste steht? Schreib’s in die Kommentare!

Du hast nun die Wahl, weiter zu kämpfen oder clever zu sparen. 

Falls du Hilfe bei deiner Buchhaltung brauchst, stehen unsere Bürodienstleister und Finanzexperten bereit, damit du dich auf das konzentrierst, was du wirklich liebst.


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Ein rechtlicher Fehler kann sich wie ein Schlag in die Magengrube anfühlen - teuer, unerwartet und schmerzhaft.

Ein Business-Wachstum ist wie ein Rennwagen auf der Überholspur, bis du über ein unsichtbares Schlagloch fährst und plötzlich eine fette Rechnung, Abmahnung oder eine saftige Steuerforderung im Briefkasten liegt.

Kommt dir das bekannt vor? Du jonglierst mit Kunden, Marketing und Rechnungen. Im Hinterkopf lauert immer ein Gedanke: Habe ich alles rechtlich im Griff? 

Es wäre möglich, dass du Verträge schnell aus dem Internet heruntergeladen hast. Oder beim Datenschutz gedacht: Wird schon keiner merken. Und Steuern? Nun ja, das ist das Problem mit dem "Zukunfts-Ich", oder?

Die Sache ist: Wachstum bringt nicht nur Umsatz, sondern auch rechtliche Verpflichtungen mit sich.
Und wenn du die ignorierst, kann es richtig teuer werden.

Die erfreuliche Botschaft? Ein paar kluge Entscheidungen erlauben es, die häufigsten Fehler zu vermeiden.

Hier sind die 5 häufigsten rechtlichen Unzulänglichkeiten – und wie du sie vermeiden kannst:

- Verträge weglassen – Geschäft auf Vertrauensbasis? Schön, aber riskant.
- Datenschutz ignorieren – Ein Verstoss kann teuer werden.
- Steuerplanung verschieben – Wer nicht plant, zahlt am Ende mehr.
- Markenrechte übersehen – Dein Firmenname könnte jemand anderem gehören.
- Verträge nicht mit dem Business wachsen lassen – Was heute passt, kann morgen ein Risiko sein.

Lass uns genau prüfen, wo die grössten Fehlerquellen liegen – und wie du sie elegant umgeht.

„Wir brauchen keinen Vertrag“ – Wenn Vertrauen dich teuer zu stehen kommt

Geschäft läuft auf Vertrauensbasis? Schön – bis es kracht. Mündliche Vereinbarungen sind meistens gut. Insbesondere bei langjährigen Partnern, Freunden oder Stammkunden. Doch was passiert, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wird? Oder wenn dein Partner plötzlich eine ganz andere Version der Vereinbarung erzählt?

Ohne Vertrag stehst du im Streitfall nackt da. Kein Papier, keine Beweise – nur dein Wort gegen das des anderen. Und das reicht vor Gericht selten aus. Selbst eine E-Mail-Zusammenfassung einer Absprache ist besser als nichts.

Noch schlimmer: Verträge schützen nicht nur vor Streitigkeiten, sondern auch vor Missverständnissen. Klare Regeln stellen sicher, dass alle Regeln eingehalten werden.

Für die Zukunft empfiehlt es sich, digitale Tools wie DocuSign (ab CHF 10/Monat) zu verwenden oder eine solide Vertragsvorlage zu erstellen. Einmal aufgesetzt, kann sie dir viel Ärger ersparen.

Datenschutz? Nie gehört! – Das Gesetz über den Datenschutz (revDSG) und seine Tücken

Datenschutz klingt langweilig? Richtig – bis du eine saftige Busse bekommst und das Finanzamt plötzlich dein bester Freund sein will.

Viele Selbstständige denken: „Ach, mein kleines Business interessiert doch keinen…“ – Bis es zu einer Abmahnung kommt, weil das Impressum oder das Cookie-Banner nicht den Schweizer Datenschutzrichtlinien entspricht.

Seit der Revision des Bundesdatenschutzgesetzes ist klar: Wer Kundendaten speichert oder verarbeitet, braucht wasserdichte Richtlinien. Schon die Anmeldung für einen Newsletter oder eine einfache Kontaktanfrage muss DSG-konform sein.

Überraschend: Nicht nur grosse Firmen sind betroffen. Auch Freelancer müssen Datenschutzregeln beachten. Es gibt einfache Lösungen: Tools wie iubenda oder eRecht24 (ab CHF 9/Monat) ermöglichen die Erstellung von Datenschutzerklärungen, die rechtlich einwandfrei sind.

Steueroptimierung? Viel zu spät! – Wenn das Wachstum plötzlich zur Steuerfalle wird

Umsatz wächst – toll! Doch dann kommt der Schock: Eine hohe Steuerforderung, die du nicht kalkuliert hast.

In der Anfangsphase zahlen viele Selbstständige kaum Steuern, da ihre Einnahmen gering sind. Doch sobald das Geschäft anzieht, schlägt die Steuerverwaltung zu. Plötzlich bist du nicht nur mehrwertsteuerpflichtig, sondern musst auch Vorauszahlungen zahlen.

Tipp: Lege 20 % deines Umsatzes auf ein separates Steuerkonto, um dich darauf vorzubereiten.

Die Lösung? Mit Buchhaltungs-Apps wie Bexio oder Klara können Einnahmen und Abgaben im Blick behalten werden. Wer clever ist, sollte sich frühzeitig mit steuerlichen Vorteilen vertraut machen.

„Der Name ist doch frei… oder?“ – Marken- und Urheberrechtsfalle

Stell dir vor, du baust eine starke Marke auf. Webseite, Logo, Social Media – alles läuft. Und dann? Eine Abmahnung wegen der Tatsache, dass der Name bereits jemandem anderen gehört.

Ein Freelancer in Zürich übersah den Markenschutz – eine Abmahnung von CHF 5´000 war die Folge.

Viele sind sich nicht bewusst, ob ihr Firmenname oder Logo bereits registriert ist. Ein fataler Fehler, da eine Markenrechtsverletzung teuer sein kann.

Besser vorher prüfen: Nutze Tools wie Swissreg oder TMview, um sicherzustellen, dass dein Name und dein Logo dir wirklich gehören. Eine Markenanmeldung kostet wenig – ein Rechtsstreit viel.

„Verträge? Einmal gemacht, passt schon.“ – Wenn dein Business wächst, aber deine Verträge nicht

Was anfangs problemlos funktioniert hat, kann sich schnell zu einem Problem entwickeln. Neue Dienstleistungen, neue Kunden oder neue Mitarbeiter? Dies muss vertraglich festgelegt werden.

Die Lösung ist einfach: Einmal jährlich die Verträge überprüfen. Mit minimalem Aufwand lässt sich sicherstellen, dass deine rechtlichen Rahmenbedingungen mit deinem Geschäft wachsen.

Wie du dein Business rechtlich absicherst

✅ Verträge auf den aktuellen Stand bringen
✅ Datenschutz-Check machen
✅ Steuerliche Optimierung prüfen
✅ Markenschutz recherchieren

Wie sicher ist dein Business wirklich?

Vielleicht denkst du gerade: „Ach, das wird schon nicht passieren.“ Oder: „Dafür habe ich später noch Zeit.“ Aber genau das glauben die meisten – bis es passiert.

Bitte erledige eine dieser fünf Massnahmen noch heute und dein zukünftiges Ich wird dir dankbar sein.

Falls du rechtliche Unterstützung benötigen solltest, stehen unsere rechtlichen Experten auf unserer Freelancer-Plattform zur Verfügung.

Wie du endlich dein Geld bekommst – ohne Stress, ohne Mahnungen, ohne Drama

Kennst du das?

Du hast alles getan, um deinen Kunden zufriedenzustellen – doch die Bezahlung? Bleibt aus. Wieder einmal. Es beginnt harmlos mit einem leeren Posteingang, danach folgt ein höfliches Nachhaken, eine Erinnerung und plötzlich bist du der Bittsteller, der seinem eigenen Geld hinterherrennt. Muss das sein? Nein – und in diesem Leitfaden erfährst du, wie du das vermeiden kannst.

Es könnte sein, dass du denkst: „Meine Kunden zahlen schon bald." Oder: „Ich will nicht unhöflich wirken.“ Doch Fakt ist, dass viele Kunden nicht sofort bezahlen, weil sie es nicht müssen. Die gute Nachricht? Du kannst dies ändern, indem du die richtigen Strategien einsetzt.

Hier erfährst du, wie du Zahlungsausfälle vermeiden, Cashflow verbessern und nie wieder um dein Geld kämpfen musst. 

Cashflow first – So stellst du sicher, dass du bezahlt wirst

Viele denken erst an eine Zahlungsabsicherung, wenn das Geld ausbleibt. Aber das ist so, als würde man erst eine Versicherung suchen, wenn das Haus schon brennt. Die Wahrheit ist: Du kannst selbst bestimmen, wann und wie du bezahlt wirst, bevor es zu einem Problem wird.

Drei Stellschrauben für garantierte Zahlungen:

✅ Vorkasse oder Anzahlungen: Warum das ganze Risiko selbst tragen? Vor allem bei komplexen Projekten oder neuen Kunden sind Anzahlungen unerlässlich. Selbst 30% vorab können dir Klarheit verschaffen.

✅ Kürzere Zahlungsfristen: Standard sind oft 30 Tage – aber warum? Studien haben ergeben, dass Rechnungen mit 7- bis 14-tägiger Zahlungsfrist 32% schneller beglichen werden als solche mit 30 Tagen.

✅ Rabatt statt Mahngebühren: Strafen schrecken ab, Anreize motivieren. Es ist ratsam, einen kleinen Nachlass für eine frühzeitige Zahlung zu gewähren – das spart Zeit und Mühe.

Die unsichtbare Versicherung – wasserdichte Verträge ohne Juristendeutsch

Verträge sind kompliziert, aber sie bieten dir die bestmögliche Sicherheit. Nicht als eine trockene Formalität, sondern als klare Regeln.

Was gehört rein?

✅Klare Zahlungsbedingungen: Wann wird gezahlt? Was passiert bei Verzögerungen? Keine Grauzonen.

✅Automatische Rechnungsstellung: Mit Tools wie Bexio oder Klara geht das mit einem Klick.

✅„Kein Geld, kein Service“-Klausel: Kein Zahlungseingang? Dann wird auch keine Lieferung erfolgen. Punkt. Ein Vertrag muss nicht kompliziert sein. Er muss nur glasklar sein.

Mach es deinen Kunden UNMÖGLICH, nicht zu zahlen

Je einfacher du es dem Kunden machst, desto schneller kommt dein Geld. Mache das Bezahlen sicherer.

✅ QR-Rechnungen oder Online-Payment-Links: Der Kunde scannt – zahlt – fertig. Keine Ausreden mehr.

✅ Automatische Zahlungserinnerungen: Tools wie Zervant oder Debitoren.ch schicken Erinnerungen, bevor die Rechnung vergessen wird.

✅ Abo-Modelle und Lastschriftverfahren: Perfekt für wiederkehrende Zahlungen. Wer direkt abbucht, wartet nicht.

Klingt simpel? Ist es auch. Genau das ist der entscheidende Trick.

Wenn dein Kunde immer noch nicht zahlt – hier ist dein Notfallplan

Einige Kunden zahlen erst, wenn es schmerzhaft ist. Es ist von Bedeutung, dass du dich gut vorbereitet hast.

✅ Sanfte Erinnerung, dann Druck aufbauen: Erst nett, dann deutlicher. Ein Anruf ist meist besser als die zehnte E-Mail.

✅ Inkasso als Plan B: Es gibt Profis für sowas. Schweizer Firmen wie Intrum oder Creditreform machen das für dich.

✅ Bonitätsprüfung im Voraus: Wer schon vorher checkt, wer zahlungsfähig ist, spart sich Ärger. Moneyhouse oder CRIF geben dir Aufschluss über die Bonität deiner Kunden.

Das Beste daran? Die meisten Kunden zahlen längst, bevor es soweit kommt.

Profis sichern sich ab – die besten Geheimtipps erfahrener Unternehmer

Ein erfolgreicher Unternehmer lässt Zahlungsausfälle nicht zu. Wie?

✅ Langfristige Kundenbeziehungen nur mit zuverlässigen Zahlern pflegen.

✅ Preissteigerungen für Problemkunden – wer immer zu spät zahlt, soll mehr zahlen.

✅ Zahlungspläne mit klaren Deadlines anbieten, aber nicht ewig warten.

Es geht nicht darum, Härte zu demonstrieren, sondern um Klarheit. Und Klarheit bringt Sicherheit.


Wie du sofort die Kontrolle über deine Zahlungen übernimmst

✅ Zahlungsbedingungen ab sofort anpassen

✅ Rechnungen mit smarter Automatisierung absichern

✅ Einen Plan B für schwierige Fälle haben

Ab heute bestimmst du die Regeln – nicht deine Kunden

Jede unbezahlte Rechnung fühlt sich wie ein Schlag ins Magen-Darm-Trakt an. Du hast geliefert, dein Kunde ist happy – und dann? Wochenlang kein Geld. Du überlegst: Noch eine freundliche Erinnerung? Oder langsam deutlicher werden? Und irgendwann fragst du dich: Warum geschieht das immer wieder?

Die Wahrheit ist, dass es passiert ist, weil du es zulässt. Nicht, weil du schuld bist – sondern weil viele Kunden erst zahlen, wenn sie es müssen. Das Problem? Die meisten Unternehmer geben ihnen keinen Grund, es pünktlich zu tun.

Doch das lässt sich nun ändern. Du hast die notwendigen Werkzeuge zur Hand. Klare Zahlungsbedingungen. Verträge, die für dich arbeiten. Automatisierte Rechnungen, die nicht mehr vergessen oder ignoriert werden. Ein Plan B für den Notfall. Kein Stress mehr, kein Hinterherlaufen.

Versuche heute eine dieser Methoden und merke, wie sie dir bei deiner nächsten Rechnung hilft.

Falls du Unterstützung brauchst, unsere Freelancer für Büro- und Rechnungsdienstleistungen stehen bereit, um dir den Rücken freizuhalten. Hier geht’s zu den Profis.

Ein Freelancer trifft sich mit einem potenziellen Kunden in einem Zürcher Café, um über einen Auftrag zu sprechen.

Kunde: „Ich suche jemanden für ein langfristiges Projekt. Ich kann 30 Franken pro Stunde zahlen.“

Freelancer (schmunzelt): „Ah, also ehrenamtliche Arbeit mit Symboliklohn?“

Kunde: „Nein, nein, keine Sorge, das wird später mehr!“

Freelancer (nickt verständnisvoll): „Super! Dann komme ich später wieder.“