Dieses detaillierte Handbuch der IHK-Stuttgart unterstützt Unternehmen bei der konkreten Erfassung der Outsourcing-Thematik und zeigt sinnvolle Vorgehensweisen. Ausserdem wird Hilfestellung bei der praktischen Handhabung des Outsourcing-Prozesses gegeben. Der Outsourcing-Prozess wird hierzu in überschaubare Phasen aufgeteilt und deren zu berücksichtigenden Aspekte dargestellt (einschliesslich klarer Handlungsempfehlungen). Umfangreiche Checklisten erlauben die sorgfältige praktische Analyse Ihrer spezifischen Outsourcing-Situation. (PDF, 158 Seiten, 2510 kB)

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Grobe Voransicht des Dokuments: 'Leitfaden zum Outsourcing von Dienstleistungen' (Teil 49):

Weiteren ist eine Ausschreibung nur dann
möglich, wenn die gewünschten Leistungen
hinreichend fixiert werden können und eine
genaue Festlegung nicht erst nach eingehenden
Verhandlungen mit dem Lieferanten erfolgen
kann. Ebenso eignen sich besonders eilige
oder an bestimmte, nur bei ausgewählten Lieferanten
vorhandene Fähigkeiten gebundene
Aufträge nicht für eine öffentliche Ausschreibung
[vgl. o.V. (1980); Robl (1989)].
Der Ablauf einer Ausschreibung lässt sich wie
folgt charakterisieren:
1. Festlegung der Leistung (anhand des zuvor
erstellten Soll-Profils),
2. Einholen der Preisofferten,
3. Ausschluss von Bewerbern, die keine
Gewähr für eine zeit- und sachgemäße
Leistungserstellung bieten,
4. Zuschlag an einen Bewerber
Der Aufbau einer Ausschreibung kann fallspezifisch
sehr unterschiedlich sein. Bestandteile,
die auf jeden Fall in eine Ausschreibung mit
aufgenommen werden müssen, sind
• eine ausführliche Leistungsbeschreibung,
• die Aufforderung zur Angebotsabgabe in
Verbindung mit der Benennung des Anbieters,
• die Definition spezifischer Rahmenbedingungen
und Vergütungsformen,
• die Frist für die Angebotsabgabe sowie
• die detaillierte Darstellung der gesetzlichen
Verpflichtungen, die einem Dienstleister im
Vertragsfall auferlegt werden.
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Leitfaden zum Outsourcing von unternehmensnahen Dienstleistungen
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Daneben sollten bei der Formulierung der Ausschreibung
einige Rahmenbedingungen eingehalten
werden:
• Der Umfang der Ausschreibungsunterlagen
sollte zum einen ausführlich genug sein,
damit die Dienstleister eine ausreichende
Basis für die Ausarbeitung des Angebots erhalten.
Nur wer seine Wünsche klar beschreibt,
kann geeignete Angebote erwarten.
Zum anderen sollten sie möglichst
knapp präzisiert werden, so dass es den
Dienstleistern möglich ist, die Ausschreibungsunterlagen
in einem angemessen kurzen
Zeitraum zu bearbeiten und ein entsprechendes
Angebot zu erstellen.
• Das ausschreibende Unternehmen sollte auf
eine zeitlich relativ eng bemessene Frist der
Angebotsabgabe bestehen. Anbieter können
mit einer solchen Fristeinhaltung schon ihre
Leistungsfähigkeit beweisen. Eine zügige
Angebotsbearbeitung ist auch im Sinne einer
Prozessbeschleunigung von Interesse.
Einen guten Anhaltspunkt bietet der Zeitaufwand,
der für das outsourcende Unternehmen
zur Erstellung des Lastenhefts notwendig
war. Ein Anbieter wird i.d.R. ungefähr
dieselbe Zeit für eine qualifizierte Angebotserstellung
benötigen, zumal er in vielen
Fällen wiederum Partner mit einbeziehen
muss.
• Eine Ausschreibung sollte trotz aller notwendigen
Vorgaben auch einen gewissen
Gestaltungsspielraum bieten, d.h. nicht von
zu detaillierten, fixen Lösungsideen ausgehen.
Sie sollte v.a. zur Entwicklung innovativer
Lösungen einladen. Häufig ist nicht unbedingt
der Anbieter der beste, der alle Ausführungen
zusagt, sondern jener, der die
bestmögliche Lösung präsentiert.
Die folgende Abbildung präsentiert beispielhafte
Formulierungen für die Ausschreibung eines
öffentlichen Unternehmens:
Leitfaden zum Outsourcing von unternehmensnahen Dienstleistungen
Bekanntmachung bei offenen Verfahren
1. Name, Anschrift, Fax & E-Mail des öffentlichen Auftraggebers.
2. Art des Auftrags (Lieferungs- oder Bauauftrag: ggf. Angabe, ob es sich um
einen Rahmenvertrag handelt).
3. a Liefer- oder Ausführungsort.
b Art & Menge der zu liefernden Güter oder Art & Umfang der zu
erbringenden Leistungen und allgemeine Art der Arbeiten.
c Angabe ob die Lieferer für einige und/oder alle der angeforderten Güter
Angebote einreichen können.
Besteht bei Bauaufträgen die Arbeit oder der Auftrag aus mehreren Losen,
Größenordnung der einzelnen Lose und Möglichkeit, ein Angebot für ein
Los, mehrere oder für sämtliche Lose einzureichen.
d Abgabe von zulässigen Änderungsvorschlägen.
e Bei Bauaufträgen: Angaben über den Gegenstand der Arbeiten oder des
Auftrags, wenn der letztgenannte auch die Anfertigung von Entwürfen
vorsieht.
4. Lieferungs- und Ausführungspflicht.
5. a Name und Anschrift der Stelle, bei der die Verdingungsunterlagen und
zusätzliche

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