Dieses detaillierte Handbuch der IHK-Stuttgart unterstützt Unternehmen bei der konkreten Erfassung der Outsourcing-Thematik und zeigt sinnvolle Vorgehensweisen. Ausserdem wird Hilfestellung bei der praktischen Handhabung des Outsourcing-Prozesses gegeben. Der Outsourcing-Prozess wird hierzu in überschaubare Phasen aufgeteilt und deren zu berücksichtigenden Aspekte dargestellt (einschliesslich klarer Handlungsempfehlungen). Umfangreiche Checklisten erlauben die sorgfältige praktische Analyse Ihrer spezifischen Outsourcing-Situation. (PDF, 158 Seiten, 2510 kB)

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Grobe Voransicht des Dokuments: 'Leitfaden zum Outsourcing von Dienstleistungen' (Teil 74):

Leistungsbeschreibungen darstellen.
• Leistungsänderungen
Der Vertrag muss, v.a. bei längerfristig angelegten
Projekten, auch einen gewissen
Anpassungsspielraum zulassen. Diese
Problematik gehört zu den schwierigsten
Aufgaben beim Ausarbeiten eines Outsourcing-
Vertrags. Änderungen können z.B.
aufgrund sich wandelnder Kapazitätsanforderungen
oder zusätzlich geforderter Funktionalitäten
entstehen. Ihre Auswirkungen
auf die Leistungserbringung können allerdings
erheblich sein. Die Vertragspartner
sollten daher festlegen, in welcher Form
Änderungswünsche vorgebracht werden,
wie über sie entschieden wird und in welcher
Form die Auswirkungen dieser Änderungen
dokumentiert werden.
• Leistungskontrolle
Einen wichtigen Vertragspunkt stellt auch
die Leistungskontrolle dar. Bei einem Outsourcing-
Vorhaben kann zwischen mehreren
Kontrollorganen bzw. -mechanismen
unterschieden werden. Zum einen stellen
die Mitarbeiter des auslagernden Unternehmens,
die Leistungen des Outsourcing-
Partners in Anspruch nehmen bzw. mit ihnen
in Berührung kommen, ein gewisses
Korrektiv dar. Zum anderen kann über die
Mitarbeit der jeweils verantwortlichen Personen
des outsourcenden Unternehmens
eine gewisse Kontrollfunktion ausgeübt
werden. Eine aufgrund der exakten Messbarkeit
leicht nachvollziehbare Kontrollmöglichkeit
stellen entsprechende technische
Regelungen dar, wie bspw. die Betriebszeiten
eines IT-Systems. Um allerdings Meinungsverschiedenheiten
vorzubeugen,
kommt der Definition dieser Regelungen
entscheidende Bedeutung zu. Auch
scheinbar selbstverständliche Begriffe sollten
deshalb im Vertrag klar definiert werden.
Bestimmte Outsourcing-Vorhaben, z.B. die
Auslagerung der IT, machen auch eine Abnahme
verwendeter Systeme oder Geräte
notwendig. § 640 BGB definiert eine Abnahme
als die vertragsmäßige Herstellung
des vereinbarten Werks, worunter i.a. eine
Prüfung auf Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit
zu verstehen ist. Testszenarien für
die Abnahme sind im Vertrag zu spezifizieren.
Sind diese bei Vertragsschluss noch
nicht verfügbar, sollte im Vertrag geregelt
werden, wie bei einer späteren Festlegung
der Abnahmekriterien vorzugehen ist. Die
Erklärung der Abnahme setzt die Frist der
Mangelhaftung in Gang. Bei einem Dauerschuldverhältnis
wie dem Outsourcing
kommt der Abnahme hingegen hauptsächlich
die Funktion zu, festzustellen, ob der
Dienstleister bestimmte, vertragsgemäß
geschuldete Leistungen rechtzeitig im vereinbarten
Umfang erbracht hat.
• Leistungsstörungen
Der Bereich der Leistungsstörungen stellt
eine derart komplexe Materie dar, dass die
Einschaltung eines Rechtsanwalts zumindest
in die Erstellung dieses Vertragsteils
als dringend angeraten erscheint. Grundsätzlich
findet sich das Recht der Leistungsstörungen
im Bürgerlichen Gesetzbuch.
Dieses unterscheidet allgemeine
Leistungsstörungen (Verzug, Nichterfüllung
und Unmöglichkeit), die auf alle Vertragstypen
Anwendung finden, sowie spezielle
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Leitfaden zum Outsourcing von unternehmensnahen Dienstleistungen
Leistungsstörungen, die nur auf einzelne
Vertragstypen zutreffen. Diese zu unterscheiden
und in einem Vertrag adäquat zu
berücksichtigen bedarf jedoch unbedingt
der Einschaltung eines mit dieser Materie
vertrauten Rechtsanwalts.
• Pflichten des Auftraggebers
Hauptpflicht des Auftraggebers ist die Zahlung
der vereinbarten Vergütung. Im Outsourcing-
Vertrag sollten die entsprechenden
Modalitäten wie bspw. Zahlungsart
oder -zeitraum genau festgelegt werden.
Dabei sollte man auch Preisbemessungskritierien
für Sonderleistungen und
Regelungen bzgl. der Mehrwertsteuer o.ä.
nicht außer Acht lassen. Bei langfristigen
Verträgen sollte dazu noch die Preissteigerung
mit einberechnet werden, automatische
Preisanpassungsklauseln unterliegen
jedoch der Genehmigungspflicht durch die
jeweilige Landeszentralbank.
Zu wenig Aufmerksamkeit erfahren i.d.R.
die Mitwirkungspflichten des outsourcenden
Unternehmens. Wenn es die vereinbarten
Termine nicht einhält oder schlecht erfüllt,
kann das zu erheblichen Störungen im Projekt

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