Dieses detaillierte Handbuch der IHK-Stuttgart unterstützt Unternehmen bei der konkreten Erfassung der Outsourcing-Thematik und zeigt sinnvolle Vorgehensweisen. Ausserdem wird Hilfestellung bei der praktischen Handhabung des Outsourcing-Prozesses gegeben. Der Outsourcing-Prozess wird hierzu in überschaubare Phasen aufgeteilt und deren zu berücksichtigenden Aspekte dargestellt (einschliesslich klarer Handlungsempfehlungen). Umfangreiche Checklisten erlauben die sorgfältige praktische Analyse Ihrer spezifischen Outsourcing-Situation. (PDF, 158 Seiten, 2510 kB)

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Grobe Voransicht des Dokuments: 'Leitfaden zum Outsourcing von Dienstleistungen' (Teil 64):

ist der Vertragsentwurf
im Übersendungsschreiben als
Gesprächsgrundlage zu bezeichnen.
Oft vermittelt der Vertragsentwurf tiefe Einblicke
in die Verhältnisse der verhandlungsführenden
Seite und umgekehrt. Abhängig vom
konkreten Verhandlungsobjekt müssen u.U.
Betriebsgeheimnisse preisgegeben werden,
um dem Verhandlungspartner eine Prüfung der
Voraussetzungen zu ermöglichen. Das wiederum
macht die vertrauliche Behandlung der
Unterlagen unumgänglich. Deshalb sollten die
Vertragspartner sich gegenseitig schriftlich zur
Vertraulichkeit verpflichten [vgl. Meins (1993)].
Leitfaden zum Outsourcing von unternehmensnahen Dienstleistungen
8.1.3 Gegenentwurf
Der Verhandlungspartner prüft nun den übersandten
Entwurf gründlich, kritisiert ihn insgesamt
oder nur in einzelnen Punkten und unterbreitet
Gegenvorschläge. Hält der Verhandlungspartner
eine eigene Vorlage für nicht
erforderlich, kann direkt mit den mündlichen
Vertragsverhandlungen begonnen werden. In
vielen Fällen wird jedoch ein eigener Gegenentwurf
präsentiert werden.
Der Verhandlungsführer hat nun die Aufgabe,
diesen Gegenentwurf sorgfältig zu prüfen
und mit der eigenen Vorlage zu vergleichen.
Stimmen beide Entwürfe grundsätzlich inhaltlich
überein und gehen von denselben Sachverhalten
aus, genügt es, die Stellen, an denen
der andere Entwurf eine Auslassung bzw. Ergänzung
aufweist, zu kennzeichnen. Weichen
beide Entwürfe jedoch stark voneinander ab,
muss zu jeder Bestimmung im eigenen Entwurf
der entsprechende Passus im Gegenentwurf
gefunden werden. Dann muss der eigene Entwurf
unter Berücksichtigung der wichtigsten
Elemente des Gegenentwurfs überarbeitet
werden. I.d.R. wird dazu der eigene Entwurf
als Basis herangezogen, da sich hier die eigenen
Vorstellungen besser einarbeiten lassen.
Im Rahmen dieser Überarbeitung muss sich
der Verhandlungsleiter bzw. die Führung des
auslagernden Unternehmens über das Ausmaß
der Zugeständnisse klar werden, die an
den Verhandlungspartner gemacht werden
sollen. Dabei sollte ein vernünftiger Weg zwischen
einem allzu bereitwilligen Einlenken, das
wenig Glaubwürdigkeit signalisiert, und einem
rigiden Ablehnen der Vorschläge der anderen
Seite gefunden werden. Eine Orientierung
hierfür kann der vom Verhandlungspartner
übersandte Gegenentwurf bieten. Hat sich dort
eine starke Bereitschaft zum Nachgeben gezeigt,
so wird man hier leichter zum Einlenken
bereit sein, wobei die Konzessionen immer nur
eine geringe Schwächung der eigenen Position
mit sich bringen sollten. Drückt der Entwurf des
Verhandlungspartners hingegen eine tendenziell
wenig kompromissbereite Haltung aus,
sollte man Konzessionen sehr zurückhaltend in
den eigenen Entwurf einarbeiten und im Übrigen
die folgende mündliche Verhandlung sorgfältig
vorbereiten.
Für seine erneute Übersendung sollte der auf
diese Art und Weise vorbereitete zweite Vertragsentwurf
mit dem Datum der Überarbeitung
versehen und seine Lesbarkeit durch Hervorhebung
der geänderten Passagen verbessert
werden. Außerdem ist der überarbeitete Vertragsentwurf
deutlich als Unterlage für die
mündliche Verhandlung zu kennzeichnen.
Damit lassen sich die Positionen des eigenen
Entwurfs hervorheben. Natürlich kann dies die
andere Seite verhindern, indem sie ihren Entwurf
zur einzigen Gesprächsgrundlage erklärt
oder einen eigenen Gegenentwurf präsentiert.
Derart festgefahrene Positionen dürften jedoch
i.d.R. bei Outsourcing-Verhandlungen weniger
oft vorkommen, da Partnerschaftlichkeit und
Vertrauen ein wesentliches Element der Zusammenarbeit
darstellen [vgl. Meins (1993)].
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Leitfaden zum Outsourcing von unternehmensnahen Dienstleistungen
8.1.4 Mündliche Vertragsverhandlung
Die mündliche Vertragsverhandlung stellt den
Hauptbestandteil im Bemühen beider Parteien
um eine vertragliche Einigung dar. Ein Ausgleich
widersprüchlicher Interessen bleibt in
allen schwierigen Verhandlungsangelegenheiten
dem persönlichen Gespräch vorbehalten.
Oftmals werden bereits Fragen mittlerer
Schwierigkeit nicht mehr mit den vorausgegangenen
schriftlichen Verfahrensschritten
bewältigt. Der persönliche Eindruck, das gesprochene

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