Dieses detaillierte Handbuch der IHK-Stuttgart unterstützt Unternehmen bei der konkreten Erfassung der Outsourcing-Thematik und zeigt sinnvolle Vorgehensweisen. Ausserdem wird Hilfestellung bei der praktischen Handhabung des Outsourcing-Prozesses gegeben. Der Outsourcing-Prozess wird hierzu in überschaubare Phasen aufgeteilt und deren zu berücksichtigenden Aspekte dargestellt (einschliesslich klarer Handlungsempfehlungen). Umfangreiche Checklisten erlauben die sorgfältige praktische Analyse Ihrer spezifischen Outsourcing-Situation. (PDF, 158 Seiten, 2510 kB)

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Grobe Voransicht des Dokuments: 'Leitfaden zum Outsourcing von Dienstleistungen' (Teil 84):

Informationsversorgungsfunktion
lässt sich zusammenfassend
sagen, dass das Controlling dafür verantwortlich
ist, die jeweils benötigten Informationen zu
beschaffen, aufzubereiten und dem Outsourcing-
Team zur Verfügung zu stellen. Besonders
hervorgehoben sei dabei noch einmal die
Vernetzung der einzelnen Prozessschritte.
Zum einen bestimmt das Ergebnis einer Phase
den Ablauf der jeweils nachfolgenden Phasen,
zum anderen existieren zwischen den Phasen
auch verschiedene Rückkopplungsschleifen,
die ein Wiederholen bestimmter Prozessschritte
notwendig werden lassen. Findet sich etwa
in der Abgleichphase kein geeigneter Outsourcing-
Partner, muss die Kontaktaufnahme von
neuem durchlaufen oder die gesamte Outsourcing-
Entscheidung neu überdacht werden.
Abbildung 60 verdeutlicht diese Zusammenhänge:
IImmpplleemmeennttiieerruunngg
IIsstt AAnnaallyyssee
Make or Buy
Entscheidung
Make or Buy
Entscheidung
KKoonnttaakkttaauuffnnaahhmmee
AAbbgglleeiicchh
VVeerrttrraagg
Das Ergebnis der
jeweiligen Phasen
bestimmt den
Prozessablauf
Das Ergebnis der
jeweiligen Phasen
bestimmt den
Prozessablauf
Die Rückkopplung macht
u.U. eine Überprüfung
bereits getroffener
Entscheidungen
notwendig
Die Rückkopplung macht
u.U. eine Überprüfung
bereits getroffener
Entscheidungen
notwendig
Abbildung 60: Informationelle Vernetzung der einzelnen Phasen
Leitfaden zum Outsourcing von unternehmensnahen Dienstleistungen
Neben der Informationsversorgungsaufgabe
liegt das Hauptaugenmerk des prozessbegleitenden
Controlling auf dem Management des
Outsourcing-Prozesses. Zu dieser Managementfunktion
gehören Planung, Organisation
und Steuerung der einzelnen Prozessschritte,
nicht jedoch die konkrete Maßnahmendurchführung
in den jeweiligen Phasen. Die eigentlichen
Aufgaben beginnen daher, sobald sich
die Unternehmensleitung entschieden hat, das
Thema "Outsourcing" weiter zu verfolgen. Das
Controlling sollte dann zunächst für ein einheitliches
Vorgehen sorgen, z.B. mit Hinweisen zu
wichtigen Verfahrensschritten. Eine identische
Methodenbasis reduziert die Komplexität, erleichtert
die Koordination und führt zu besseren
Planungsergebnissen in kürzerer Zeit.
Daran anschließend ist ein geeignetes Team
zusammenzustellen, in dem sämtliche Aufgabenträger
zusammengefasst sind. Die mit der
Berücksichtigung unterschiedlicher Perspektiven
einhergehende Meinungspluralität lässt die
Outsourcing-Entscheidung so objektiv und
sachgerecht wie möglich ausfallen. Allerdings
kann dieses Vorgehen zu Verzögerungen im
Entscheidungsprozess führen. Neben der heterogenen
Besetzung des Projektteams kann
es sich als sinnvoll erweisen, externe Berater
hinzuzuziehen, die über Erfahrung mit Outsourcing-
Vorhaben sowie über Methodenwissen
verfügen und deren Einschätzung weitgehend
unabhängig erfolgt.
Um die ihm zugedachten Funktionen erfüllen
zu können, muss das Outsourcing-Projektteam
auch eine entsprechende organisatorische
Stellung erhalten. Nur eine Verankerung in den
oberen Hierarchiestufen eines Unternehmens
garantiert, dass die Teamentscheidungen auch
Gültigkeit und Realisationscharakter besitzen
[vgl. Hartmann (1988); Litke (2004); Schneider
(1991)].
Nachdem das Controlling geeignete Planungsinstrumente
identifiziert und das Projektteam
damit versorgt hat, steht anschließend v.a. die
Ablaufplanung des Outsourcing-Prozesses im
Vordergrund seiner Aufgaben. Dazu gehören
zum einen die Betreuung des Prozesses in
Bezug auf sachliche und zeitliche Zusammenhänge
sowie zum anderen die Prozessmoderation
[vgl. Lenz, Demuth (1991)].
Die Betreuung des Outsourcing-Prozesses
umschließt die Implementierung der Planungsmethoden,
die Abstimmung der damit
erzielten Ergebnisse, die Abgrenzung des
Planungsinhalts zwischen den einzelnen Aufgabenträgern
sowie die Terminierung der Planungsarbeiten,
der Überwachung und der Kontrolle.
Die Abarbeitung dieser Aufgaben, die
auch unter dem Begriff Outsourcing-
Projektcontrolling zusammengefasst werden
können, soll sicherstellen, dass eine möglichst

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