Dieses detaillierte Handbuch der IHK-Stuttgart unterstützt Unternehmen bei der konkreten Erfassung der Outsourcing-Thematik und zeigt sinnvolle Vorgehensweisen. Ausserdem wird Hilfestellung bei der praktischen Handhabung des Outsourcing-Prozesses gegeben. Der Outsourcing-Prozess wird hierzu in überschaubare Phasen aufgeteilt und deren zu berücksichtigenden Aspekte dargestellt (einschliesslich klarer Handlungsempfehlungen). Umfangreiche Checklisten erlauben die sorgfältige praktische Analyse Ihrer spezifischen Outsourcing-Situation. (PDF, 158 Seiten, 2510 kB)

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Grobe Voransicht des Dokuments: 'Leitfaden zum Outsourcing von Dienstleistungen' (Teil 62):

mit Hilfe eines solchen Gesprächs herausgefunden
werden, welches Gewicht das
outsourcende Unternehmen bestimmten Bestandteilen
des (zu verhandelnden) Vertrags
beimisst. Auch kann ein Gespräch einen Einblick
in die sachbezogenen Bedingungen des
Projekts vermitteln, was sich später als ungemein
wertvoll erweisen kann, wenn sich dadurch
bspw. der Gebrauch eines in Misskredit
gefallen Reizwortes vermeiden lässt. Wichtig
ist es für den Verhandlungsführer ebenfalls,
die ungefähren zeitlichen Vorstellungen des
outsourcenden Unternehmens bzw. der Unternehmensführung
zu kennen, um ggf. überzogene
Erwartungen rechtzeitig zu dämpfen. Ein
wichtiger Punkt, der auch geklärt werden sollte,
betrifft auch ein eventuelles Scheitern des
Projekts. Je nach dem, ob das Unternehmen
auf den Vertragsabschluss angewiesen ist
oder nicht, können aus einer Position der Stärke
einzelne Verhandlungspositionen vertreten
werden. Allerdings darf dabei nie der Aspekt
der Partnerschaftlichkeit aus den Augen verloren
werden, schließlich sollen beide beteiligten
Unternehmen von dem Vorhaben profitieren
[vgl. Meins (1993)].
8.1.2 Vertragsentwurf
Bevor das Vertragsgespräch mit dem potenziellen
Partnerunternehmen stattfindet, sollte
ein Vertragsentwurf vorliegen. Mit seiner Hilfe
wird einer mehr oder weniger planlosen Diskussion
unter den beteiligten Parteien vorgebeugt.
Eine schriftliche Vorlage hat den Vorteil,
dass sie sowohl den Verfasser als auch später
den Leser zumindest implizit zur Stellungnahme
"zwingt". Vieles wird überhaupt erst beim
Niederschreiben klar. Vorstellungen erweisen
sich als widersprüchlich, undurchführbar oder
gar schädlich. Derartige Aspekte ohne schriftliche
Basis erst im Vertragsgespräch auszudiskutieren,
ist i.d.R. mit großem Zeitaufwand
verbunden und birgt außerdem die Gefahr
"chaotischen Diskutierens" mit allen daraus
resultierenden Schwierigkeiten. Solche Fallen
sollten möglichst gemieden werden.
Die Vorteile, die eine eigene Erarbeitung eines
Vertragsentwurfs bringt, liegen auf der Hand.
Eine genaue Auseinandersetzung findet zu
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Leitfaden zum Outsourcing von unternehmensnahen Dienstleistungen
einem sehr frühen Zeitpunkt statt, zu dem Unzulänglichkeiten
und Widersprüche noch relativ
einfach korrigiert und neue Gedanken eingebracht
werden können. Außerdem ist der Verhandlungsführer
mit seinem eigenen Entwurf
naturgemäß sehr gut vertraut. Gerade bei
komplizierten Sachverhalten mit vielfachen
Abhängigkeiten ist der systematische Aufbau
eines Vertragswerks von großer Bedeutung.
Ebenso sollte die prägende Wirkung des ersten
Entwurfs nicht unterschätzt werden. Denn
selbst wenn die Regelung eines einzelnen
Punktes beim Verhandlungspartner auf Widerstand
stößt, wird es diesem schwerlich möglich
sein, die Regelung an sich in Frage zu stellen.
Die vergleichsweise aufwendige Ausarbeitung
eines Vertrags sollte daher nicht der Gegenseite
überlassen und die Möglichkeit, den eigenen
Entwurf als ersten vorzulegen, nicht als Last,
sondern als Chance begriffen werden. Aus
dem konsequenten Verfolgen dieser Chance
resultiert allerdings häufig ein Wettlauf, den
gewöhnlich derjenige gewinnt, der als erster
mit der Ausarbeitung des Entwurfs, der Abklärung
mit dem Auftraggeber und der Vorlage
fertig wird [vgl. Meins (1993)].
Der Inhalt der Vorlage hängt v.a. vom jeweiligen
Vertragsvorhaben und seinen Besonderheiten
ab. Generell sollten am Anfang eines
Vertragsdokuments die Grundzüge des Vorhabens
erläutert werden, denen dann die jeweiligen
Einzelgedanken untergeordnet werden
können. Auf die einzelnen Bestandteile eines
Outsourcing-Vertrags wird in Kapitel 8.2.2
näher eingegangen. Sie werden daher an dieser
Stelle nicht weiter behandelt.
Grundsätzlich kommen bei der Festlegung der
genauen Inhalte eines Vertragsentwurfs zwei
mögliche Vorgehensweisen in Betracht. Entweder
man achtet beim Entwurf darauf, diesen
möglichst vollständig auszuformulieren oder es
werden nur die wichtigsten Bestimmungen
miteinbezogen. Für erstere Methode sprechen
sämtliche bereits erläuterten Vorteile eines
eigenen ersten Vertragsentwurfs. Letztere


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