Dieses detaillierte Handbuch der IHK-Stuttgart unterstützt Unternehmen bei der konkreten Erfassung der Outsourcing-Thematik und zeigt sinnvolle Vorgehensweisen. Ausserdem wird Hilfestellung bei der praktischen Handhabung des Outsourcing-Prozesses gegeben. Der Outsourcing-Prozess wird hierzu in überschaubare Phasen aufgeteilt und deren zu berücksichtigenden Aspekte dargestellt (einschliesslich klarer Handlungsempfehlungen). Umfangreiche Checklisten erlauben die sorgfältige praktische Analyse Ihrer spezifischen Outsourcing-Situation. (PDF, 158 Seiten, 2510 kB)

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Grobe Voransicht des Dokuments: 'Leitfaden zum Outsourcing von Dienstleistungen' (Teil 53):

Indiz dafür,
dass keine der Alternativen geeignet ist. Eine
Weiterführung der Eigenfertigung ist in solchen
Fällen unbedingt angeraten. Ergibt der Vergleich
der die Erwartungen erfüllenden Angebote
keine eindeutige Präferenz für einen bestimmten
Anbieter, so können die Dienstleister,
deren Offerten den Vorstellungen des auslagernden
Unternehmens am nächsten kommen,
zu einer Präsentation gebeten werden. Auf der
Basis der hier zusätzlich gewonnenen Informationen
kann dann eine Auswahl vorgenommen
werden.
I.d.R. wird das ausgewählte Angebot den Vorstellungen
des auslagernden Unternehmens
nicht genau entsprechen. Deshalb muss in
einem weiteren Schritt das ursprünglich erstellte
(Wunsch-)Soll-Profil (Lastenheft), relativiert
an den eingegangenen Angeboten, modifiziert
werden. Im daraus resultierenden Dokument,
dem sog. Pflichtenheft, werden hernach die
vom ausgewählten Dienstleister zu erbringenden
Leistungsmerkmale detailliert festgelegt.
Damit wird das Pflichtenheft zur Basis für die
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Leitfaden zum Outsourcing von unternehmensnahen Dienstleistungen
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Vertragsverhandlungen und die künftige Zusammenarbeit.
Seine Erarbeitung kann auf
verschiedene Art und Weise erfolgen. Entweder
macht das auslagernde Unternehmen Abstriche
und passt seine Ansprüche und Erwartungen
den vorhandenen Angeboten an, oder der/die
Dienstleister wird/werden um eine neue, modifizierte,
den Wünschen des auslagernden Unternehmens
genauer entsprechende Offerte gebeten.
Nur selten lässt sich das Aufstellen des
Pflichtenhefts einer dieser Vorgehensweisen
eindeutig zuordnen. Gewöhnlich resultiert es
aus einem Prozess der gegenseitigen Abstimmung
zwischen den Partnerunternehmen. Führen
die entsprechenden Gespräche nicht zum
gewünschten Ergebnis, kann das auslagernde
Unternehmen Abstriche hinnehmen, erneut
Überlegungen bzgl. einer weiteren Ausschreibung
anstellen oder an der Fortführung der
Eigenfertigung festhalten.
Für den Fall, dass ein Angebot den Zuschlag
erhalten hat, jedoch noch umfangreiche Nachverhandlungen
notwendig werden, um die
Wünsche des auslagernden Unternehmens mit
dem Angebot des Dienstleisters völlig in Übereinstimmung
zu bringen, wird zur Beschleunigung
des geplanten Projekts gewöhnlich ein
sog. Letter of Intent (LOI) unterzeichnet. Der
LOI ist eine schriftliche Erklärung gegenüber
dem Anbieter, mit der das auslagerungswillige
Unternehmen dem Dienstleister signalisiert,
dass es zur Zusammenarbeit bereit ist und die
Verhandlungen fortführen möchte. Im LOI wird
der Stand der Verhandlungen dokumentiert. Er
stellt damit eine Art Vorfeldvertrag dar, in dem
auf die noch zu lösenden Probleme hingewiesen
wird und bestimmte Pflichten der beiden
Parteien für das positive Gelingen einer Partnerschaft
definiert werden. Es handelt sich aber
in keinem Fall um einen definitiven Vorvertrag
im Sinne eines bindenden, langfristigen Angebotes.
Beide Parteien können jedoch schon mit
der Vorarbeit für die nächsten Projektschritte
beginnen, ohne finanzielle Verluste im Falle des
nicht schuldhaften Scheiterns der Verhandlungen
fürchten zu müssen.
Der LOI sollte nicht zu umfangreich sein und
Möglichkeiten zur Abstimmung innerhalb eines
angemessen kurzen Zeitraums zulassen. Dennoch
darf nicht übersehen werden, dass im LOI
bereits Eckpunkte für das Outsourcing-Projekt
gesetzt werden, die sich in einem späteren
Vertrag oft nur noch schwer modifizieren lassen.
Einen zusammenfassenden Überblick über den
Ablauf der Abgleich-Phase vermittelt die nachstehende
Abbildung:
Eingegangene
Angebote
Eingegangene
Angebote
Aufstellen eines
Pflichtenheftes
Aufstellen eines
Pflichtenheftes
Vergleich der
Angebote
untereinander
Vergleich der
Angebote
untereinander
Beibehalten der
Eigenfertigung
Beibehalten der
Eigenfertigung
Auswahl eines
Angebotes
Auswahl eines
Angebotes
erneute
Ausschreibung
erneute
Ausschreibung
Vergleich der
Angebote mit dem
Soll Profil
Vergleich der
Angebote mit dem
Soll Profil
Selektion

Grobe Voransicht des Dokuments: 'Leitfaden zum Outsourcing von Dienstleistungen':  Teil 1, Teil 2, Teil 3, Teil 4, Teil 5, Teil 6, Teil 7, Teil 8, Teil 9, Teil 10, Teil 11, Teil 12, Teil 13, Teil 14, Teil 15, Teil 16, Teil 17, Teil 18, Teil 19, Teil 20, Teil 21, Teil 22, Teil 23, Teil 24, Teil 25, Teil 26, Teil 27, Teil 28, Teil 29, Teil 30, Teil 31, Teil 32, Teil 33, Teil 34, Teil 35, Teil 36, Teil 37, Teil 38, Teil 39, Teil 40, Teil 41, Teil 42, Teil 43, Teil 44, Teil 45, Teil 46, Teil 47, Teil 48, Teil 49, Teil 50, Teil 51, Teil 52, Teil 53, Teil 54, Teil 55, Teil 56, Teil 57, Teil 58, Teil 59, Teil 60, Teil 61, Teil 62, Teil 63, Teil 64, Teil 65, Teil 66, Teil 67, Teil 68, Teil 69, Teil 70, Teil 71, Teil 72, Teil 73, Teil 74, Teil 75, Teil 76, Teil 77, Teil 78, Teil 79, Teil 80, Teil 81, Teil 82, Teil 83, Teil 84, Teil 85, Teil 86, Teil 87, Teil 88, Teil 89, Teil 90, Teil 91, Teil 92, Teil 93, Teil 94, Teil 95, Teil 96, Teil 97, Teil 98, Teil 99, Teil 100, Teil 101, Teil 102, Teil 103, Teil 104