Dieses detaillierte Handbuch der IHK-Stuttgart unterstützt Unternehmen bei der konkreten Erfassung der Outsourcing-Thematik und zeigt sinnvolle Vorgehensweisen. Ausserdem wird Hilfestellung bei der praktischen Handhabung des Outsourcing-Prozesses gegeben. Der Outsourcing-Prozess wird hierzu in überschaubare Phasen aufgeteilt und deren zu berücksichtigenden Aspekte dargestellt (einschliesslich klarer Handlungsempfehlungen). Umfangreiche Checklisten erlauben die sorgfältige praktische Analyse Ihrer spezifischen Outsourcing-Situation. (PDF, 158 Seiten, 2510 kB)

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Grobe Voransicht des Dokuments: 'Leitfaden zum Outsourcing von Dienstleistungen' (Teil 42):

/> Vorhaben sollten jedoch ein willkommener
Anlass sein, solche Leistungsmerkmale
auf der Grundlage unternehmensentwicklungsbezogener
Visionen und Missionen einerseits
sowie erwarteter Marktveränderungen und
Kundenanforderungen andererseits grundlegend
zu überdenken. Die Festschreibung der
Zielvorstellungen ermöglicht es, konkrete Wünsche
gegenüber einem möglichen Dienstleister
zu formulieren.
Auf den Zielvorstellungen aufbauend wird ein
Soll-Profil erstellt. Das ist ein Katalog, der
sämtliche Spezifikationen von Leistungen, die
zukünftig fremdbezogen werden sollen, enthält.
d.R. handelt es sich dabei um die "Wunschleistungen"
des auslagernden Unternehmens. Häufig
wird in diesem Zusammenhang auch von
einem Lastenheft gesprochen, dass im weiteren
Verlauf als Ausschreibungs-, Angebots- und
Vertragsgrundlage dient.
Darauf aufbauend müssen Recherchen dahingehend
betrieben werden, ob überhaupt ein
Unternehmen existiert, das sich auf die Erbringung
der auszulagernden Leistung(en) spezialisiert
hat. Gibt es einen entsprechenden
Dienstleister, so können weitere Outsourcing-
Schritte eingeleitet werden. Ist jedoch kein passender
Dienstleister vorhanden, so muss das
Unternehmen andere Lösungsmöglichkeiten
betrachten, wie etwa die Eigenerstellung beizubehalten,
eine Ausgründung vorzunehmen oder
zusammen mit einem bestehenden Dienstleistungsunternehmen
die gewünschte Leistung zu
erbringen.
In einem nächsten Schritt sind geeignete Outsourcing-
Partner zu suchen. Prinzipiell existieren
dafür zwei Möglichkeiten:
• Die auszulagernden Leistungen können
direkt auf Basis des Soll-Profils ausgeschrieben
werden oder
• das auslagerungswillige Unternehmen führt
zunächst eine Erhebung über in Frage
kommende Dienstleistungsunternehmen
durch, aus denen die geeignetsten Partner
ausgewählt werden, die dann im Rahmen
einer gezielten Kontaktaufnahme um ein
Angebot ersucht werden.
Der erste Fall ist der gewöhnlich weniger zeitund
arbeitsaufwendige, denn er mündet direkt
in einer Ausschreibung. Allerdings kann es
sich dabei ergeben, dass, v.a. bei komplexeren
Outsourcing-Vorhaben, kein Dienstleister oder
nur eine begrenzte Anzahl von Dienstleistern
ein Angebot abgibt. Ebenso wie ein solchermaßen
zu schmal kann auch ein zu weit gewähltes
Alternativenspektrum nachteilig sein. In diesem
Fall ist es oft genauso wenig möglich, einen
geeigneten Partner zu finden, was Kompromisse
in der Gestaltung der Partnerschaft nach
sich zieht und die Erfolgsaussichten des Outsourcing-
Projekts vermindert. Dennoch ist dieser
Weg durchaus gangbar; er wird v.a. von
61
Leitfaden zum Outsourcing von unternehmensnahen Dienstleistungen
öffentlichen Unternehmen oder staatlichen Institutionen
gerne gewählt.
Bei einer großen Zahl von potenziellen Outsourcing-
Partnern kann das outsourcende Unternehmen
durch eine Vorselektion gezielt die
am geeignetsten erscheinenden Dienstleister
eingrenzen und systematisch mit diesen in Kontakt
treten. Dieser Weg der direkten Kontaktaufnahme
wird v.a. im privatwirtschaftlichen
Bereich gewählt. Das auslagernde Unternehmen
hat hier in viel stärkerem Umfang die Möglichkeit,
den Kontaktaufnahmeprozess aktiv
mitzugestalten und mit einer begrenzten Ausschreibung
nur die weitestgehend passenden
Dienstleister anzusprechen. Außerdem sind
diese häufig bereit, umfangreiche Vorabsprachen
und Konzeptbesprechungen schon vor
einem eventuellen Vertragsabschluss zu führen.
Die folgenden Ausführungen beziehen sich
v.a. auf diese zweite Alternative. Sie beschreiben
die einzelnen Arbeitsschritte bis zur Ausschreibung,
ab der die beiden Alternativen wieder
gemeinsam verlaufen.
Will ein Unternehmen den zwar aufwendigeren,
i.d.R. aber erfolgversprechenderen Weg einer
aktiven Kontaktaufnahme gehen, empfiehlt es
sich, zunächst Informationen über ein möglichst
breites Spektrum an Anbietern einzuholen. Je
umfassender die Informationen bzgl. des am
Markt verfügbaren Angebots sind, desto eher
ist es gewährleistet, einen geeigneten Outsourcing-
Partner zu finden, der die - im Soll-Profil
formulierten - Wünsche des auslagernden Unternehmens


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