Dieses detaillierte Handbuch der IHK-Stuttgart unterstützt Unternehmen bei der konkreten Erfassung der Outsourcing-Thematik und zeigt sinnvolle Vorgehensweisen. Ausserdem wird Hilfestellung bei der praktischen Handhabung des Outsourcing-Prozesses gegeben. Der Outsourcing-Prozess wird hierzu in überschaubare Phasen aufgeteilt und deren zu berücksichtigenden Aspekte dargestellt (einschliesslich klarer Handlungsempfehlungen). Umfangreiche Checklisten erlauben die sorgfältige praktische Analyse Ihrer spezifischen Outsourcing-Situation. (PDF, 158 Seiten, 2510 kB)

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Grobe Voransicht des Dokuments: 'Leitfaden zum Outsourcing von Dienstleistungen' (Teil 63):

Vorgehensweise hingegen bietet sich bei vorhersehbar
schwierigen und umfangreichen
Vertragsverhandlungen an. Den Vertragsparteien
wird der Blick auf das Wesentliche nicht
durch zahlreiche Detailregelungen verstellt.
Welche der beiden Verhandlungsstrategien die
jeweils vorteilhaftere ist, kann der Verhandlungsführer
gewöhnlich nur im Einzelfall entscheiden.
Entschließt er sich jedoch zu einer
Beschränkung auf die Hauptpunkte, muss er
zu einem späteren Zeitpunkt die Vorlage eines
vollständigen Vertragsentwurfs anstreben.
Für die weitere Darstellung macht es keinen
Unterschied, welche Vorgehensweise der Verhandlungsführer
gewählt hat. Für beide Fälle
empfiehlt sich ein Höchstmaß an Sorgfalt,
denn einmal akzeptierte Punkte lassen sich im
weiteren Verhandlungsverlauf nur schwer korrigieren.
Dies kann bis zum starren Festhalten
am einmal gewählten Wortlaut gehen, weshalb
die Ausformulierung des Inhalts mit derselben
Gründlichkeit vorgenommen werden sollte.
Der Vertragsentwurf sollte vor seiner Übersendung
an den Verhandlungspartner einem Annehmbarkeitstest
unterzogen werden. Erfahrungsgemäß
sind bei Auftraggebern häufig ein
starkes Wunschdenken in der Anfangsphase
und eine ebenso große Nachgiebigkeit in der -
oftmals entscheidenden - Endphase der Verhandlungen
festzustellen. Beides ist einem
ausgewogenen Vertrag eher abträglich. Es ist
daher Aufgabe des Verhandlungsführers, darauf
zu achten, dass die Inhalte des Entwurfs
für die andere Vertragspartei akzeptabel sind.
Überzogene Forderungen müssen meist
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Leitfaden zum Outsourcing von unternehmensnahen Dienstleistungen
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schnell zurückgenommen werden und führen
nur zu einem Verlust der Glaubwürdigkeit und
zur Verärgerung des Verhandlungspartners.
Dies bedeutet nicht, dass die eigenen Interessen
nicht wahrgenommen werden dürfen; die
eigene Position muss jedoch gerechtfertigt
sein und begründet werden können.
Neben der Prüfung auf Annehmbarkeit sollte
auch ein Praxistest durchgeführt werden.
Viele Vertragsregelungen sind zwar annehmbar
und juristisch korrekt, ihre Anwendung in
der Praxis scheitert jedoch. Wurde bspw. die
vollständige Fremdvergabe der Gebäudereinigung
vereinbart, lässt sich diese jedoch aus
Gründen der Geheimhaltung nicht an ein fremdes
Unternehmen vergeben, ist der Vertrag in
der Praxis undurchführbar. Es gehört jedoch
sehr viel Einfallsreichtum dazu, die einzelnen
Vertragsbestimmungen einem Praxistest zu
unterwerfen. Dennoch sollte man sich, wie
allein das obige Beispiel zeigt, dieser Mühe
unterziehen, mögliche Fallvarianten durchspielen
und sich so das Ineinandergreifen der einzelnen
Vertragsbestimmungen zu vergegenwärtigen.
Ein weiterer wichtiger Abschnitt während der
Entwurfsphase ist die Vorlage des Entwurfs
bei der Unternehmensleitung und die Bitte um
Freigabe. Damit soll überprüft werden, ob im
Vertragsentwurf die Intentionen des Auftraggebers
repräsentiert sind. Handelt es sich dabei
um einen komplizierten Vertrag, ist der
Verhandlungsführer angehalten, der Unternehmensführung
das Vertragskonzept in
schriftlicher oder mündlicher Form zu erläutern.
Denn auch hier gilt, dass Versäumnisse
später nur verhältnismäßig schwer zu korrigieren
sind. Die Vorlage des Vertragsentwurfs
geht vielfach mit dem Wunsch der Unternehmensführung
nach Änderung bestimmter Passagen
einher. Während Änderungswünsche in
sachlicher Hinsicht i.d.R. immer berücksichtigt
werden sollten, sind reine Formulierungsänderungen
in jedem Fall kritisch zu hinterfragen.
Oft handelt es sich um vage Aussagen, die
zwar freundlich klingen, aber die eigene Position
eher schwächen.
Nach der Freigabe durch den Auftraggeber
kann der Vertrag an den Verhandlungspartner
übersandt werden, um diesem Gelegenheit zur
Stellungnahme zu geben. Für den Fall, dass
die andere Seite den Vertrag ohne Änderung
akzeptiert, der Vertragsentwurf also als konkretes
Angebot verstanden wird, kann der
Vertrag unterschrieben und mit der Implementierung
der Outsourcing-Partnerschaft begonnen
werden. In aller Regel kommen Outsourcing-
Verträge jedoch nur nach zähen Verhandlungen
zustande. In diesen Fällen

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